Reunir os profissionais dos eventos no início da pandemia
Nos dois anos e meio desde que a COVID-19 entrou nas nossas vidas, o mundo tem tentado gerir e ajustar-se. Tem havido uma infinidade de pesquisas, artigos e posts de blog sobre como vivemos a pandemia e as mudanças feitas na forma como fundamentalmente existimos, nos conhecemos e fazemos negócios uns com os outros.
Quando a pandemia eclodiu, os profissionais do evento foram incumbidos de uma tarefa quase impossível durante a noite; cancelar tudo e criar alternativas virtuais. Para ter em conta estas alterações, as ferramentas do programa de eventos em linha proliferaram e tiveram de ser desenvolvidas novas abordagens. Pode ler algumas das nossas reflexões sobre estas alterações numa publicação de notícias Pro anterior.
Quando se tornou claro que as coisas não voltariam ao «normal» durante algum tempo, a equipa da Europeana Events começou a contactar outros profissionais do setor do património cultural para organizar cafés virtuais informais regulares. Com isso, nasceu uma pequena comunidade. Dentro do grupo, foi fácil falar uns com os outros, compartilhar preocupações e, o mais importante, experiências! Investigar e experimentar todo o tipo de novos instrumentos e programas foi uma tarefa mais fácil enquanto grupo.
Utilizar as nossas aprendizagens - o movimento em direção a eventos híbridos
Dois anos depois, as nossas comunidades estão agora acostumadas a não viajar e a interagir umas com as outras online, através de uma gama diversificada de ferramentas online. No entanto, com a possibilidade de os eventos voltarem a acontecer presencialmente, os profissionais dos eventos estão a enfrentar um novo desafio: organizar eventos profissionais no local com uma alternativa virtual igualmente envolvente, em simultâneo!
Mais uma vez, esta mudança não é fácil. Dependendo da qualidade que pretende e para garantir que ambos os públicos estão a ter a mesma experiência, os eventos híbridos exigem muito mais esforço e um orçamento significativamente maior.
Analisando os eventos anteriores realizados apenas no local, a maior diferença reside provavelmente no facto de a maioria das funções e responsabilidades terem sido duplicadas. Portanto, comece cedo por recrutar a ajuda de colegas para executar o seu evento híbrido da forma mais suave possível. Necessita não só de pessoas que cuidem dos seus hóspedes no local, mas também de pessoas que cuidem dos seus hóspedes online em todas as sessões. Uma comunicação clara entre estes dois grupos é fundamental para criar um evento de sucesso.
Tal não se aplica apenas às sessões plenárias ou paralelas, mas também às pausas para café e ao almoço. Pense em executar um bom vídeo para os seus convidados online enquanto os seus convidados no local estão a tomar um café ou a almoçar e faça essas pausas mais longas para que as pessoas tenham tempo suficiente para ligar em rede ou possam afastar-se dos seus computadores. No que diz respeito ao suporte técnico no seu local, aconselhamos trabalhar com uma empresa que tem experiência em reunir ambos os públicos numa única plataforma.
Mais informações
Recentemente, adicionámos orientações para a realização de eventos híbridos ao conjunto de ferramentas de eventos da Europeana, por isso, se estiver à procura de orientações para organizar um evento híbrido, certifique-se de que consulta a página Web!
Com base nas nossas aprendizagens, congratulamo-nos com o facto de a conferência Europeana 2022 deste ano – tornar a cultura digital importante – ser híbrida e estar disponível para participar no local ou em linha. Registe-se agora para participar.
E, finalmente, nos últimos dois anos, o nosso grupo de apoio aos gestores de eventos tornou-se uma grande comunidade de pares, um local para conhecer, aprender e partilhar. Neste momento, o grupo representa uma ampla gama de organizações de património cultural e está mais do que feliz em receber quaisquer novos membros. Se isto chamou a sua atenção e está interessado em saber mais, envie um e-mail para [email protected] Estamos ansiosos para conhecê-lo!