Reunir a profesionales de eventos al inicio de la pandemia
En los dos años y medio desde que COVID-19 entró en nuestras vidas, el mundo ha estado tratando de gestionar y ajustar. Ha habido una gran cantidad de investigaciones, artículos y publicaciones de blog sobre cómo experimentamos la pandemia y los cambios realizados en la forma en que fundamentalmente existimos, nos reunimos y hacemos negocios entre nosotros.
Cuando estalló la pandemia, se encomendó a los profesionales de eventos una tarea casi imposible de la noche a la mañana; cancelar todo y configurar alternativas virtuales. Para adaptarse a estos cambios, proliferaron las herramientas del programa de eventos en línea y hubo que desarrollar nuevos enfoques. Puede leer algunas de nuestras reflexiones sobre estos cambios en una publicación anterior de Pro News.
Cuando quedó claro que las cosas no volverían a la «normalidad» durante un tiempo, el equipo de Europeana Events comenzó a ponerse en contacto con otros profesionales de eventos que trabajan en el sector del patrimonio cultural para organizar cafés virtuales informales regulares. Con esto nació una pequeña comunidad. Dentro del grupo, era fácil hablar entre sí, compartir preocupaciones y, lo más importante, ¡experiencias! Investigar y probar todo tipo de nuevas herramientas y programas era una tarea más fácil como grupo.
Usando nuestros aprendizajes - el movimiento hacia eventos híbridos
Avanzando dos años, nuestras comunidades ahora están acostumbradas a no viajar e interactuar entre sí en línea, a través de una amplia gama de herramientas en línea. Sin embargo, con la posibilidad de que los eventos vuelvan a ocurrir en persona, los profesionales de eventos se dirigen a un nuevo desafío de organizar eventos profesionales y atractivos en el sitio con una alternativa virtual igualmente atractiva que se ejecuta simultáneamente.
Una vez más, este cambio no es fácil. Dependiendo de la calidad a la que apunta y para asegurarse de que ambas audiencias obtengan la misma experiencia, los eventos híbridos requieren mucho más esfuerzo y un presupuesto significativamente mayor.
Mirando hacia atrás en eventos anteriores solo en el sitio, la mayor diferencia es probablemente que la mayoría de los roles y responsabilidades se han duplicado. Así que comience temprano reclutando la ayuda de colegas para ejecutar su evento híbrido de la manera más fluida posible. No solo necesita personas que cuiden de sus invitados en el sitio, sino que también se necesitan personas que cuiden de sus invitados en línea en cada sesión. Una comunicación clara entre esos dos grupos es clave para crear un evento exitoso.
Esto no solo se aplica a las sesiones plenarias o paralelas, sino también a las pausas para el café y el almuerzo. Piense en ejecutar un buen video para sus invitados en línea mientras sus invitados en el sitio están tomando un café o un almuerzo y haga esos descansos más largos para que las personas tengan suficiente tiempo para conectarse o puedan alejarse de sus computadoras. Con respecto al soporte técnico en su lugar, le recomendamos trabajar con una empresa que tenga experiencia en reunir a ambas audiencias en una sola plataforma.
Descubre más
Recientemente hemos añadido orientaciones para la organización de eventos híbridos al conjunto de herramientas de Europeana para eventos, por lo que si está buscando orientaciones para organizar un evento híbrido, ¡asegúrese de consultar la página web!
Sobre la base de nuestros aprendizajes, nos complace que la conferencia Europeana 2022 de este año, que hace que la cultura digital cuente, sea híbrida y esté disponible para asistir in situ o en línea. Regístrese ahora para asistir.
Y finalmente, en los últimos dos años, el grupo de apoyo de nuestros gerentes de eventos se ha convertido en una gran comunidad de compañeros, un lugar para reunirse, aprender y compartir. En este momento, el grupo representa una amplia gama de organizaciones de patrimonio cultural y está más que feliz de dar la bienvenida a cualquier nuevo miembro. Si esto le llamó la atención y está interesado en aprender más, envíe un correo electrónico a [email protected] ¡Esperamos conocerlo!