Združevanje strokovnjakov za dogodke na začetku pandemije
V dveh letih in pol, odkar je COVID-19 vstopil v naša življenja, se svet poskuša obvladovati in prilagoditi. O tem, kako smo doživljali pandemijo, in o spremembah v načinu, kako v osnovi obstajamo, se srečujemo in poslujemo, je bilo veliko raziskav, člankov in objav na blogu.
Ko je izbruhnila pandemija, so imeli strokovnjaki za dogodke čez noč nalogo, ki je bila skoraj nemogoča; Odpovejte vse in nastavite virtualne alternative. Za prilagoditev tem spremembam so se razširila spletna programska orodja za dogodke, zato je bilo treba razviti nove pristope. Nekaj naših razmišljanj o teh spremembah si lahko preberete v eni od prejšnjih novic Pro.
Ko je postalo jasno, da se stvari nekaj časa ne bodo vrnile na „normalno“, je skupina za dogodke Europeana začela vzpostavljati stike z drugimi strokovnjaki za dogodke, ki delajo v sektorju kulturne dediščine, da bi organizirala redne neformalne virtualne kave. S tem se je rodila majhna skupnost. Znotraj skupine je bilo enostavno govoriti med seboj, deliti skrbi in, kar je najpomembneje, izkušnje! Raziskovanje in preizkušanje vseh vrst novih orodij in programov je bila kot skupina lažja naloga.
Uporaba naših spoznanj - premik k hibridnim dogodkom
Dve leti pozneje so naše skupnosti zdaj navajene, da ne potujejo in komunicirajo med seboj prek spleta z različnimi spletnimi orodji. Toda z možnostjo, da se dogodki ponovno zgodijo osebno, se strokovnjaki za dogodke soočajo z novim izzivom organizacije strokovnih dogodkov, ki vključujejo dogodke na kraju samem z enako privlačno virtualno alternativo, ki teče hkrati!
Tudi ta sprememba ni lahka. Glede na kakovost, za katero si prizadevate, in da bi zagotovili, da bosta obe občinstvi dobili enako izkušnjo, hibridni dogodki zahtevajo veliko več truda in bistveno večji proračun.
Če se ozremo nazaj na prejšnje dogodke, ki so potekali samo na kraju samem, je največja razlika verjetno v tem, da je bila večina vlog in odgovornosti podvojena. Zato začnite zgodaj z rekrutiranjem pomoči sodelavcev, da bo vaš hibridni dogodek potekal čim bolj gladko. Ne potrebujete samo ljudi, ki skrbijo za vaše goste na kraju samem, temveč tudi ljudi, ki skrbijo za vaše spletne goste na vsaki seji. Jasna komunikacija med tema dvema skupinama je ključnega pomena za ustvarjanje uspešnega dogodka.
To ne velja le za plenarna zasedanja ali vzporedna zasedanja, temveč tudi za odmore za kavo in kosilo. Razmislite o izvajanju lepega videoposnetka za vaše spletne goste, medtem ko vaši gostje na kraju samem pijejo kavo ali kosilo, in podaljšajte te odmore, da bodo ljudje dobili dovolj časa za omrežje ali lahko pobegnejo od svojih računalnikov. V zvezi s tehnično podporo na vašem prizorišču vam svetujemo, da sodelujete s podjetjem, ki ima izkušnje z lepim povezovanjem obeh občinstev na eni platformi.
Izvedite več
Nedavno smo v zbirko orodij za dogodke Europeane dodali smernice za izvajanje hibridnih dogodkov, zato si oglejte spletno stran, če iščete smernice za organizacijo hibridnega dogodka.
Na podlagi naših spoznanj smo zadovoljni, da je letošnja konferenca Europeana 2022 – upoštevanje digitalne kulture – hibridna in na voljo za udeležbo na kraju samem ali prek spleta. Registrirajte se zdaj za udeležbo.
In končno, v zadnjih dveh letih je podporna skupina naših vodij dogodkov zrasla v veliko skupnost vrstnikov, prostor za spoznavanje, učenje in deljenje. Trenutno skupina zastopa široko paleto organizacij za kulturno dediščino in z veseljem pozdravlja vse nove člane. Če je to pritegnilo vašo pozornost in vas zanima več, pošljite e-pošto na [email protected] Veselimo se srečanja z vami!