Riunire i professionisti degli eventi all'inizio della pandemia
Nei due anni e mezzo da quando il COVID-19 è entrato nelle nostre vite, il mondo ha cercato di gestire e adattarsi. C'è stata una pletora di ricerche, articoli e post sul blog su come abbiamo vissuto la pandemia e sui cambiamenti apportati al modo in cui esistiamo fondamentalmente, ci incontriamo e facciamo affari l'uno con l'altro.
Quando è scoppiata la pandemia, ai professionisti degli eventi è stato affidato un compito prossimo all'impossibile da un giorno all'altro; Annullare tutto e impostare alternative virtuali. Per far fronte a questi cambiamenti, gli strumenti del programma di eventi online si sono moltiplicati e sono stati necessari nuovi approcci. Puoi leggere alcune delle nostre riflessioni su questi cambiamenti in un precedente post di notizie Pro.
Quando è diventato chiaro che le cose non sarebbero tornate "normali" per un po', il team di Europeana Events ha iniziato a contattare altri professionisti dell'evento che lavorano nel settore del patrimonio culturale per organizzare regolarmente caffè virtuali informali. Con questo, è nata una piccola comunità. All'interno del gruppo, è stato facile parlare tra loro, condividere preoccupazioni e, soprattutto, esperienze! Ricercare e provare tutti i tipi di nuovi strumenti e programmi è stato un compito più facile come gruppo.
Usare i nostri apprendimenti - il passaggio verso eventi ibridi
Due anni dopo, le nostre comunità sono ormai abituate a non viaggiare e a interagire tra loro online, attraverso una vasta gamma di strumenti online. Tuttavia, con la possibilità che gli eventi si ripetano di persona, i professionisti degli eventi si stanno dirigendo verso una nuova sfida: organizzare eventi professionali e coinvolgenti in loco con un'alternativa virtuale altrettanto coinvolgente in esecuzione contemporaneamente!
Ancora una volta, questo cambiamento non è facile. A seconda della qualità a cui punti e per assicurarti che entrambi i tuoi spettatori ricevano la stessa esperienza, gli eventi ibridi richiedono molto più sforzo e un budget significativamente maggiore.
Guardando indietro ai precedenti eventi solo in loco, la differenza più grande è probabilmente che la maggior parte dei ruoli e delle responsabilità sono stati duplicati. Quindi inizia presto reclutando l'aiuto dei colleghi per gestire il tuo evento ibrido nel modo più fluido possibile. Non solo hai bisogno di persone che si occupano dei tuoi ospiti in loco, ma anche di persone che si occupano dei tuoi ospiti online in ogni singola sessione. Una comunicazione chiara tra questi due gruppi è la chiave per creare un evento di successo.
Ciò vale non solo per le sessioni plenarie o parallele, ma anche per le pause caffè e il pranzo. Pensa all'esecuzione di un bel video per i tuoi ospiti online mentre i tuoi ospiti in loco stanno prendendo un caffè o un pranzo e fai quelle pause più a lungo in modo che le persone abbiano abbastanza tempo per connettersi in rete o possano allontanarsi dai loro computer. Per quanto riguarda il supporto tecnico presso la tua sede, ti consigliamo di lavorare con un'azienda che ha esperienza nel riunire bene entrambi i pubblici su un'unica piattaforma.
Scopri di più
Di recente abbiamo aggiunto orientamenti per la gestione di eventi ibridi al kit di strumenti per gli eventi di Europeana, quindi se stai cercando orientamenti per organizzare un evento ibrido, assicurati di consultare la pagina web!
Sulla base dei nostri insegnamenti, siamo lieti che la conferenza di quest'anno Europeana 2022 - Fare in modo che la cultura digitale conti - sia ibrida e disponibile per partecipare in loco o online. Registrati ora per partecipare.
E infine, negli ultimi due anni, il gruppo di supporto dei nostri Event Manager è cresciuto fino a diventare una grande comunità di coetanei, un luogo di incontro, apprendimento e condivisione. In questo momento, il gruppo rappresenta una vasta gamma di organizzazioni per il patrimonio culturale ed è più che felice di accogliere nuovi membri. Se questo ha attirato la vostra attenzione e siete interessati a saperne di più, si prega di inviare una e-mail a [email protected] Non vediamo l'ora di incontrarvi!