Tapahtumien ammattilaisten tuominen yhteen pandemian alussa
Kahden ja puolen vuoden aikana siitä, kun COVID-19 tuli elämäämme, maailma on yrittänyt hallita ja sopeutua. On ollut lukuisia tutkimuksia, artikkeleita ja blogikirjoituksia siitä, miten olemme kokeneet pandemian ja muutokset, jotka on tehty siihen, miten olemme pohjimmiltaan olemassa, tapaamme ja teemme liiketoimintaa toistemme kanssa.
Kun pandemia puhkesi, tapahtuma-ammattilaisille annettiin yhdessä yössä seuraava mahdoton tehtävä. Peruuta kaikki ja aseta virtuaalisia vaihtoehtoja. Näiden muutosten huomioon ottamiseksi verkkotapahtumien ohjelmatyökalut lisääntyivät ja oli kehitettävä uusia lähestymistapoja. Voit lukea joitakin pohdintojamme näistä muutoksista aiemmasta Pro-uutisviestistä.
Kun kävi selväksi, että tilanne ei palaisi ”normaaliksi” hetkeen, Europeana Events -tiimi alkoi tavoittaa muita kulttuuriperintöalalla työskenteleviä tapahtuma-alan ammattilaisia ja järjestää säännöllisiä epävirallisia virtuaalikahveja. Tämän seurauksena syntyi pieni yhteisö. Ryhmän sisällä oli helppo puhua toisilleen, jakaa huolia ja mikä tärkeintä, kokemuksia! Kaikenlaisten uusien työkalujen ja ohjelmien tutkiminen ja kokeileminen oli ryhmänä helpompi tehtävä.
Oppimistemme hyödyntäminen - siirtyminen hybriditapahtumiin
Kaksi vuotta myöhemmin yhteisömme ovat tottuneet olemaan matkustamatta ja olemaan vuorovaikutuksessa keskenään verkossa erilaisten verkkotyökalujen avulla. Tapahtuma-ammattilaiset ovat kuitenkin matkalla uuteen haasteeseen, jossa järjestetään ammattimaisia, mukaansatempaavia tapahtumia paikan päällä yhtä kiinnostavalla virtuaalisella vaihtoehdolla, joka toimii samanaikaisesti!
Tämäkään muutos ei ole helppo. Riippuen tavoittelemastasi laadusta ja varmistaaksesi, että molemmat yleisösi saavat saman kokemuksen, hybriditapahtumat vaativat paljon enemmän vaivaa ja huomattavasti suuremman budjetin.
Kun tarkastellaan aiempia tapahtumia paikan päällä, suurin ero on todennäköisesti se, että useimmat roolit ja vastuut ovat päällekkäisiä. Aloita siis aikaisin rekrytoimalla kollegoiden apua hybriditapahtuman järjestämiseen mahdollisimman sujuvasti. Tarvitset paitsi ihmisiä, jotka huolehtivat paikan päällä olevista vieraistasi, myös ihmisiä, jotka huolehtivat online-vieraistasi jokaisessa istunnossa. Näiden kahden ryhmän välinen selkeä viestintä on avain onnistuneen tapahtuman luomiseen.
Tämä ei koske ainoastaan täysistuntoja tai rinnakkaisistuntoja vaan myös kahvitaukoja ja lounastaukoja. Ajattele mukavan videon järjestämistä online-vieraillesi, kun paikan päällä olevat vieraasi nauttivat kahvia tai lounasta ja tekevät näistä taukoista pidempiä, jotta ihmiset saavat tarpeeksi aikaa verkostoitua tai voivat päästä pois tietokoneistaan. Tilasi teknisen tuen osalta neuvomme työskentelemään sellaisen yrityksen kanssa, jolla on kokemusta molempien yleisöjen yhdistämisestä mukavasti yhdellä alustalla.
Lue lisää
Olemme hiljattain lisänneet opastusta hybriditapahtumien järjestämiseen Europeana-tapahtumien työkalupakkiin, joten jos etsit opastusta hybriditapahtuman järjestämiseen, varmista, että tutustut verkkosivustoon!
Saamiemme kokemusten perusteella olemme tyytyväisiä siihen, että tämän vuoden Europeana 2022 -konferenssi – jossa digitaalisella kulttuurilla on merkitystä – on hybriditapahtuma, johon voi osallistua paikan päällä tai verkossa. Ilmoittaudu nyt mukaan.
Viimeisten kahden vuoden aikana tapahtumapäälliköiden tukiryhmä on kasvanut suureksi ikätovereiden yhteisöksi, jossa voi tavata, oppia ja jakaa. Tällä hetkellä ryhmä edustaa monenlaisia kulttuuriperintöjärjestöjä ja toivottaa uudet jäsenet tervetulleiksi. Jos tämä herätti huomiosi ja olet kiinnostunut oppimaan lisää, lähetä sähköpostia osoitteeseen [email protected] Odotamme innolla tapaamistamme!