Veranstaltungsfachleute zu Beginn der Pandemie zusammenbringen
In den zweieinhalb Jahren, seit COVID-19 in unser Leben eingetreten ist, versucht die Welt zu managen und sich anzupassen. Es gab eine Fülle von Forschungen, Artikeln und Blogbeiträgen darüber, wie wir die Pandemie erlebt haben, und die Änderungen, die an der Art und Weise vorgenommen wurden, wie wir grundlegend existieren, uns treffen und miteinander Geschäfte machen.
Als die Pandemie ausbrach, wurden Veranstaltungsfachleute über Nacht mit einer so gut wie unmöglichen Aufgabe betraut. Alles abbrechen und virtuelle Alternativen einrichten. Um diesen Veränderungen Rechnung zu tragen, breiteten sich Online-Veranstaltungsprogramm-Tools aus, und es mussten neue Ansätze entwickelt werden. Einige unserer Überlegungen zu diesen Änderungen können Sie in einem früheren Pro-Nachrichtenbeitrag nachlesen.
Als klar wurde, dass die Dinge für eine Weile nicht wieder „normal“ werden würden, begann das Europeana-Events-Team, sich an andere Veranstaltungsfachleute zu wenden, die im Bereich des Kulturerbes tätig sind, um regelmäßig informelle virtuelle Kaffees zu organisieren. Damit wurde eine kleine Gemeinschaft geboren. Innerhalb der Gruppe war es einfach, miteinander zu sprechen, Bedenken auszutauschen und vor allem Erfahrungen zu machen! Als Gruppe war es einfacher, alle möglichen neuen Tools und Programme zu erforschen und auszuprobieren.
Unsere Erkenntnisse nutzen - der Weg zu hybriden Veranstaltungen
Schnell vor zwei jahren sind unsere gemeinden jetzt daran gewöhnt, nicht zu reisen und online über eine vielzahl von online-tools miteinander zu interagieren. Doch mit der Möglichkeit, dass Veranstaltungen wieder persönlich stattfinden, gehen Event-Profis auf eine neue Herausforderung zu, professionelle, fesselnde Veranstaltungen vor Ort mit einer ebenso fesselnden virtuellen Alternative zu organisieren, die gleichzeitig läuft!
Auch diese Änderung ist nicht einfach. Abhängig von der Qualität, die Sie anstreben, und um sicherzustellen, dass beide Zielgruppen das gleiche Erlebnis erhalten, erfordern Hybrid-Events viel mehr Aufwand und ein deutlich größeres Budget.
Wenn man auf frühere Vor-Ort-Veranstaltungen zurückblickt, besteht der größte Unterschied wahrscheinlich darin, dass die meisten Rollen und Verantwortlichkeiten dupliziert wurden. Beginnen Sie also frühzeitig, indem Sie die Hilfe von Kollegen rekrutieren, um Ihr Hybrid-Event so reibungslos wie möglich zu gestalten. Sie brauchen nicht nur leute, die sich um ihre gäste vor ort kümmern, sondern auch leute, die sich bei jeder einzelnen sitzung um ihre online-gäste kümmern. Eine klare Kommunikation zwischen diesen beiden Gruppen ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Veranstaltung.
Dies gilt nicht nur für die Plenar- oder Parallelsitzungen, sondern auch für Kaffeepausen und Mittagessen. Denken Sie daran, ein schönes Video für Ihre Online-Gäste zu erstellen, während Ihre Gäste vor Ort einen Kaffee oder ein Mittagessen genießen, und machen Sie diese Pausen länger, damit die Leute genug Zeit zum Netzwerken haben oder von ihren Computern wegkommen können. In Bezug auf den technischen Support an Ihrem Veranstaltungsort raten wir Ihnen, mit einem Unternehmen zusammenzuarbeiten, das Erfahrung darin hat, beide Zielgruppen auf einer Plattform gut zusammenzubringen.
Erfahren Sie mehr
Wir haben kürzlich dem Europeana-Events-Toolkit Anleitungen für die Durchführung von Hybrid-Veranstaltungen hinzugefügt. Wenn Sie also nach Anleitungen für die Organisation einer Hybrid-Veranstaltung suchen, sollten Sie sich unbedingt die Website ansehen!
Aufbauend auf unseren Erkenntnissen freuen wir uns, dass die diesjährige Konferenz Europeana 2022 – bei der die digitale Kultur zählt – hybrid ist und vor Ort oder online besucht werden kann. Melden Sie sich jetzt an, um teilzunehmen.
Und schließlich hat sich die Support-Gruppe unserer Event-Manager in den letzten zwei Jahren zu einer großartigen Gemeinschaft von Gleichaltrigen entwickelt, einem Ort, an dem man sich treffen, lernen und teilen kann. Derzeit vertritt die Gruppe ein breites Spektrum an Organisationen des Kulturerbes und freut sich über neue Mitglieder. Wenn dies Ihre Aufmerksamkeit erregt hat und Sie daran interessiert sind, mehr zu erfahren, senden Sie bitte eine E-Mail an [email protected] Wir freuen uns auf Sie!