Samling af fagfolk inden for arrangementer i begyndelsen af pandemien
I de to et halvt år, siden covid-19 kom ind i vores liv, har verden forsøgt at styre og tilpasse sig. Der har været en overflod af forskning, artikler og blogindlæg om, hvordan vi oplevede pandemien, og de ændringer, der er foretaget i den måde, vi grundlæggende eksisterer, mødes og handler med hinanden.
Da pandemien brød ud, fik eventprofessionelle til opgave at udføre en næsten umulig opgave fra den ene dag til den anden. annullere alt og oprette virtuelle alternativer. For at tage højde for disse ændringer måtte der udvikles værktøjer til onlinearrangementsprogrammer, og der måtte udvikles nye tilgange. Du kan læse nogle af vores overvejelser om disse ændringer i et tidligere Pro-nyhedsindlæg.
Da det blev klart, at tingene ikke ville blive "normale" i et stykke tid, begyndte Europeana Events-teamet at kontakte andre fagfolk, der arbejder inden for kulturarvssektoren, for at arrangere regelmæssige uformelle virtuelle kaffer. Med dette blev et lille samfund født. Inden for gruppen var det nemt at tale med hinanden, dele bekymringer og vigtigst af alt oplevelser! At undersøge og afprøve alle mulige nye værktøjer og programmer var en lettere opgave som gruppe.
Brug af vores læring - overgangen til hybride begivenheder
Hurtigt frem to år er vores samfund nu vant til ikke at rejse og interagere med hinanden online via en bred vifte af onlineværktøjer. Men med muligheden for, at begivenheder sker personligt igen, er eventprofessionelle på vej til en ny udfordring med at organisere professionelle, engagerende arrangementer på stedet med et lige så engagerende virtuelt alternativ, der kører samtidigt!
Igen er denne ændring ikke let. Afhængigt af den kvalitet, du sigter efter, og for at sikre, at begge dine målgrupper får den samme oplevelse, kræver hybride arrangementer en meget større indsats og et betydeligt større budget.
Når man ser tilbage på tidligere begivenheder, der kun fandt sted på stedet, er den største forskel sandsynligvis, at de fleste roller og ansvarsområder er blevet duplikeret. Så start tidligt med at rekruttere hjælp fra kolleger til at køre dit hybride arrangement på den mest gnidningsløse måde. Ikke alene har du brug for folk, der passer på dine on-site gæster, men også folk, der passer på dine online gæster på hver enkelt session er nødvendige. Klar kommunikation mellem disse to grupper er nøglen til at skabe en vellykket begivenhed.
Dette gælder ikke kun for plenarmøder eller parallelle møder, men også for kaffepauser og frokost. Tænk på at køre en dejlig video til dine online gæster, mens dine gæster på stedet har en kaffe eller frokost og gøre disse pauser længere, så folk får nok tid til at netværke eller kan komme væk fra deres computere. Med hensyn til den tekniske support på dit sted, anbefaler vi at arbejde med en virksomhed, der har erfaring med at bringe begge målgrupper pænt sammen på en platform.
Læs mere
Vi har for nylig tilføjet vejledning i afholdelse af hybride arrangementer til Europeana-værktøjskassen for arrangementer, så hvis du leder efter vejledning til afholdelse af et hybridarrangement, skal du sørge for at tjekke websiden!
På grundlag af vores erfaringer er vi glade for, at dette års konference Europeana 2022 – hvor digital kultur tæller – er hybrid og kan deltage på stedet eller online. Tilmeld dig nu for at deltage.
Og endelig er vores Event Managers' supportgruppe i løbet af de sidste to år vokset til et stort fællesskab af jævnaldrende, et sted at mødes, lære og dele. Lige nu repræsenterer gruppen en bred vifte af kulturarvsorganisationer og er mere end glade for at byde nye medlemmer velkommen. Hvis dette fangede din opmærksomhed, og du er interesseret i at lære mere, så send en e-mail til [email protected] Vi ser frem til at møde dig!