Spotkanie specjalistów ds. wydarzeń na początku pandemii
W ciągu dwóch i pół roku od czasu, gdy COVID-19 wkroczył w nasze życie, świat próbuje zarządzać i dostosowywać się. Było mnóstwo badań, artykułów i postów na blogu o tym, jak doświadczyliśmy pandemii i zmian wprowadzonych w sposobie, w jaki zasadniczo istniejemy, spotykamy się i prowadzimy interesy ze sobą.
Kiedy wybuchła pandemia, specjaliści ds. wydarzeń otrzymali z dnia na dzień zadanie niemal niemożliwe do wykonania; anulować wszystko i skonfigurować wirtualne alternatywy. Aby uwzględnić te zmiany, konieczne było rozpowszechnienie narzędzi internetowych programów wydarzeń i opracowanie nowych podejść. Niektóre z naszych refleksji na temat tych zmian można przeczytać we wcześniejszym poście prasowym Pro.
Kiedy stało się jasne, że sytuacja przez jakiś czas nie wróci do „normalności”, zespół Europeana Events zaczął kontaktować się z innymi specjalistami ds. wydarzeń pracującymi w sektorze dziedzictwa kulturowego w celu organizowania regularnych nieformalnych wirtualnych kaw. W ten sposób narodziła się mała wspólnota. W grupie łatwo było ze sobą rozmawiać, dzielić się obawami, a co najważniejsze, doświadczeniami! Badanie i wypróbowywanie wszelkiego rodzaju nowych narzędzi i programów było łatwiejszym zadaniem jako grupa.
Wykorzystując nasze nauki - ruch w kierunku wydarzeń hybrydowych
Dwa lata później nasze społeczności przyzwyczaiły się do tego, że nie podróżują i wchodzą ze sobą w interakcję online za pośrednictwem różnorodnych narzędzi internetowych. Jednak dzięki możliwości powtórzenia wydarzeń osobiście, specjaliści od wydarzeń podejmują nowe wyzwanie polegające na organizowaniu profesjonalnych, angażujących wydarzeń na miejscu z równie wciągającą wirtualną alternatywą działającą jednocześnie!
Ponownie, zmiana ta nie jest łatwa. W zależności od jakości, do której dążysz i aby upewnić się, że obaj odbiorcy otrzymują to samo doświadczenie, wydarzenia hybrydowe wymagają znacznie więcej wysiłku i znacznie większego budżetu.
Patrząc wstecz na poprzednie wydarzenia tylko na miejscu, największą różnicą jest prawdopodobnie to, że większość ról i obowiązków została powielona. Zacznij więc wcześnie, rekrutując pomoc kolegów, aby przeprowadzić wydarzenie hybrydowe w jak najsprawniejszy sposób. Potrzebne są nie tylko osoby opiekujące się gośćmi na miejscu, ale także osoby opiekujące się gośćmi online podczas każdej sesji. Przejrzysta komunikacja między tymi dwiema grupami jest kluczem do stworzenia udanego wydarzenia.
Dotyczy to nie tylko sesji plenarnych lub równoległych, ale także przerw kawowych i obiadów. Pomyśl o uruchomieniu miłego filmu dla swoich gości online, podczas gdy goście na miejscu piją kawę lub lunch i zrób te przerwy dłużej, aby ludzie mieli wystarczająco dużo czasu na połączenie się z siecią lub mogli uciec od swoich komputerów. Jeśli chodzi o wsparcie techniczne w Twoim miejscu, radzimy współpracować z firmą, która ma doświadczenie w ładnym łączeniu obu odbiorców na jednej platformie.
Dowiedz się więcej
Do zestawu narzędzi do organizacji wydarzeń Europeany dodaliśmy niedawno wskazówki dotyczące organizacji wydarzeń hybrydowych, więc jeśli szukasz wskazówek dotyczących organizacji wydarzenia hybrydowego, sprawdź stronę internetową!
Bazując na naszych doświadczeniach, cieszymy się, że tegoroczna konferencja Europeana 2022 – poświęcona kulturze cyfrowej – ma charakter hybrydowy i jest dostępna na miejscu lub online. Zarejestruj się teraz, aby wziąć udział.
I wreszcie, w ciągu ostatnich dwóch lat, nasza grupa wsparcia menedżerów wydarzeń stała się wielką społecznością rówieśników, miejscem spotkań, nauki i dzielenia się. Obecnie grupa reprezentuje szeroką gamę organizacji zajmujących się dziedzictwem kulturowym i z przyjemnością przyjmuje nowych członków. Jeśli przyciągnęło to Twoją uwagę i chcesz dowiedzieć się więcej, wyślij e-mail na adres [email protected] Czekamy na spotkanie!