Réunir les professionnels de l’événementiel au début de la pandémie
Au cours des deux ans et demi qui se sont écoulés depuis que la COVID-19 est entrée dans nos vies, le monde a essayé de gérer et de s'adapter. Il y a eu une pléthore de recherches, d'articles et d'articles de blog sur la façon dont nous avons vécu la pandémie, et les changements apportés à la façon dont nous existons fondamentalement, nous rencontrons et faisons des affaires les uns avec les autres.
Lorsque la pandémie a éclaté, les professionnels de l’événementiel ont été chargés d’une tâche presque impossible du jour au lendemain; annuler tout et mettre en place des alternatives virtuelles. Pour tenir compte de ces changements, les outils du programme d'événements en ligne ont proliféré et de nouvelles approches ont dû être développées. Vous pouvez lire certaines de nos réflexions sur ces changements dans un précédent article de Pro News.
Lorsqu’il est devenu évident que les choses ne redeviendraient pas «normales» pendant un certain temps, l’équipe d’Europeana Events a commencé à contacter d’autres professionnels de l’événementiel travaillant dans le secteur du patrimoine culturel pour organiser régulièrement des cafés virtuels informels. Avec cela, une petite communauté est née. Au sein du groupe, il était facile de se parler, de partager des préoccupations et, surtout, des expériences! La recherche et l'essai de toutes sortes de nouveaux outils et programmes étaient une tâche plus facile en tant que groupe.
Utiliser nos apprentissages - le passage à des événements hybrides
Deux ans plus tard, nos communautés ont maintenant l'habitude de ne pas voyager et d'interagir les unes avec les autres en ligne, grâce à une gamme diversifiée d'outils en ligne. Pourtant, avec la possibilité que les événements se reproduisent en personne, les professionnels de l'événement se dirigent vers un nouveau défi: organiser des événements professionnels et engageants sur place avec une alternative virtuelle tout aussi engageante fonctionnant simultanément!
Encore une fois, ce changement n’est pas facile. Selon la qualité que vous visez et pour vous assurer que vos deux publics obtiennent la même expérience, les événements hybrides demandent beaucoup plus d'efforts et un budget nettement plus important.
Si l'on regarde les précédents événements sur site uniquement, la plus grande différence est probablement que la plupart des rôles et des responsabilités ont été dupliqués. Commencez donc tôt en recrutant l'aide de collègues pour organiser votre événement hybride de la manière la plus fluide possible. Non seulement vous avez besoin de personnes qui s'occupent de vos invités sur place, mais aussi de personnes qui s'occupent de vos invités en ligne à chaque session. Une communication claire entre ces deux groupes est essentielle pour créer un événement réussi.
Cela ne s'applique pas seulement aux sessions plénières ou parallèles, mais aussi aux pauses-café et au déjeuner. Pensez à diffuser une belle vidéo pour vos invités en ligne pendant que vos invités sur place prennent un café ou un déjeuner et prolongez ces pauses afin que les gens aient suffisamment de temps pour réseauter ou puissent s'éloigner de leurs ordinateurs. En ce qui concerne le support technique sur votre site, nous vous conseillons de travailler avec une entreprise qui a de l'expérience dans le rapprochement des deux publics sur une seule plate-forme.
En savoir plus
Nous avons récemment ajouté des conseils pour organiser des événements hybrides à la boîte à outils des événements Europeana, donc si vous cherchez des conseils pour organiser un événement hybride, assurez-vous de consulter la page Web!
Sur la base de nos enseignements, nous sommes heureux que la conférence Europeana 2022 de cette année, qui vise à faire en sorte que la culture numérique compte, soit hybride et disponible sur place ou en ligne. Inscrivez-vous maintenant pour participer.
Et enfin, au cours des deux dernières années, le groupe de soutien de nos gestionnaires d'événements est devenu une grande communauté de pairs, un lieu de rencontre, d'apprentissage et de partage. À l'heure actuelle, le groupe représente un large éventail d'organisations du patrimoine culturel et est plus qu'heureux d'accueillir de nouveaux membres. Si cela a attiré votre attention et que vous souhaitez en savoir plus, veuillez envoyer un e-mail à [email protected] Nous sommes impatients de vous rencontrer!