Verweesde werken en een zwart gat van cultureel erfgoed
Verweesde werken (waarnaar wordt verwezen in ruime zin en niet noodzakelijkerwijs in de zin van de richtlijn verweesde werken)zijn auteursrechtelijk beschermde werken waarvan de rechthebbenden onbekend zijn of niet kunnen worden getraceerd. In de erfgoedinstellingen van de EU zijn er waarschijnlijk honderden miljoenen verweesde werken, die soms tot 40-50% van de collecties vertegenwoordigen. Door hun aard, de vereisten van het auteursrecht en het gebrek aan geschikte oplossingen vormen verweesde werken een enorm probleem voor de massale digitalisering en publicatie (ook online) van activa die eigendom zijn van instellingen voor cultureel erfgoed in heel Europa. Het gebrek aan toegang tot verweesde werken heeft een zwart gat in het cultureel erfgoed gecreëerd.
Risicomanagement biedt instellingen voor cultureel erfgoed al jarenlang de enige mogelijkheid om hun verweesde werken online beschikbaar te stellen. De richtlijn inzake verweesde werken van 2012 was een belangrijke ontwikkeling om een oplossing te bieden om de onlinetoegang tot verweesde werken van erfgoedinstellingen in de hele EU te vergemakkelijken en de grootschalige digitalisering van de schatten in hun collecties te vergemakkelijken. Het vereist redelijke zoekopdrachten om vast te stellen of houders van rechten kunnen worden gelokaliseerd en als dat niet het geval is, kunnen erfgoedinstellingen gegevens over hun verweesde werken registreren in een databank voor verweesde werken van EUIPO. Zodra dit is gebeurd, kunnen verweesde werken online worden gepubliceerd met weinig risico.
De voortdurende relevantie van risicobeheer
Teleurstellend genoeg is de EU-richtlijn inzake verweesde werken als gevolg van een aantal kwesties niet zo veel gebruikt als gehoopt, en blijft risicobeheer een belangrijke overweging voor instellingen, ook in het VK en instellingen in de hele EU die de richtlijn inzake verweesde werken niet gebruiken. Tot het vertrek van het VK uit de EU op 1 januari 2021 hadden Britse erfgoedinstellingen de richtlijn verweesde werken gebruikt om een aantal van hun verweesde werken online te publiceren. Toen de grensoverschrijdende auteursrechtregelingen die uniek zijn voor de EU-lidstaten werden stopgezet, konden Britse erfgoedinstellingen die de uitzondering voor verweesde werken al hadden gebruikt, deze niet langer gebruiken als basis voor hun online reproductie van verweesde werken en konden zij het gebruik ervan voor toekomstige online publicatie van hun verweesde werken niet langer overwegen.
Met het oog op de toekomst bevat de EU-richtlijn auteursrecht belangrijke bepalingen en uitzonderingen voor instellingen voor cultureel erfgoed, bibliotheken en archieven die de online reproductie van werken die niet meer in de handel zijn, met inbegrip van verweesde werken, mogelijk maken. Hoewel landen in de hele EU momenteel de auteursrechtrichtlijn implementeren, zullen Britse instellingen helaas niet van deze bepalingen kunnen profiteren omdat het VK de EU verlaat en ervoor kiest de EU-auteursrechtrichtlijn niet uit te voeren. Bovendien heeft het door de regering van het Verenigd Koninkrijk beheerde vergunningenstelsel voor verweesde werken alleen betrekking op het gebruik van verweesde werken in het Verenigd Koninkrijk, wat het juridische risico niet volledig wegneemt als iets online beschikbaar wordt gesteld en daarom toegankelijk is en wordt gebruikt vanuit een ander land dan het Verenigd Koninkrijk. Bijgevolg wordt risicobeheer voor Britse instellingen en instellingen in de hele EU die de richtlijn verweesde werken niet gebruiken, een nog belangrijkere overweging bij het openstellen van de toegang tot hun verweesde werken.
Een checklist voor risicobeheer
Het is belangrijk te benadrukken dat risicobeheer een institutionele keuze is. Het moet altijd zorgvuldig worden afgewogen tegen mogelijke risico's en kosten, evenals gedocumenteerd. Als uw instelling besluit haar verweesde werken te reproduceren, kan de volgende checklist voor risicobeoordeling nuttig zijn:
Houd een register bij van alle pogingen om contact op te nemen met de rechthebbenden.
Begeleid de reproductie van verweesde werken met toeschrijvingsverklaringen indien bekend.
Beleid en procedures voor kennisgeving en verwijdering invoeren om de verwijdering van verweesde werken mogelijk te maken indien de rechthebbenden zich melden.
Reproduceer afbeeldingen in lage resolutie.
De specifieke risico’s van het reproduceren van verweesde werken per geval beoordelen, bijvoorbeeld op basis van het soort werk, het onderwerp en de leeftijd, om het risico te verkleinen dat prominente houders van rechten zich melden.
Beperk elk gebruik tot 'Niet-commercieel onderzoek of privéstudie'.
Geld opzij zetten voor het geval rechthebbenden zich melden en/of een verzekering afsluiten
Voer redelijke zoekopdrachten uit. Deze kunnen software voor de herkenning van afbeeldingen omvatten — gebruik gratis sites zoals TinEye en Advanced Google Search.
Bekijk de erkenningen en notities van gepubliceerde werken/tentoonstellingscatalogi over de auteur.
Kijk op internet voor informatie over de maker van het materiaal en houd waar nodig een register bij van alle zoekopdrachten.
Kijk in het WATCH-bestand op internet voor informatie over kunstenaars en schrijvers (ingevoerd via WATCH).
Controleer andere organisaties die mogelijk werken van die kunstenaar/maker bezitten en neem contact met hen op om te zien of zij informatie over de houder van het recht kunnen verstrekken.
Neem contact op met auteursrechtenorganisaties.
Vaststellen of het werk is uitgeleend/nagelaten/gegeven door de rechthebbende. Zo ja, kan de persoon die het materiaal heeft verstrekt contactgegevens verstrekken aan de houder van het recht?
Controleer of het materiaal wordt bewaard in een fotobibliotheek of stockfotografiebureau.
Controleer of het werk van een academicus, student, ondersteunend personeel of iemand anders direct (of indirect) verbonden is met uw organisatie.
Plaats een advertentie in een relevant vakblad of tijdschrift om de rechthebbende te traceren.
Als de kunstenaar of auteur nog steeds in leven is, kunt u mogelijk hun contactadres vinden via online directory-vragen.
Als u meer wilt weten over auteursrecht en de sector cultureel erfgoed, sluit u dan aan bij de Europeana Copyright Community via de Europeana Network Association!