Puoi iniziare raccontandoci lo sfondo di questo lavoro?
Al desk museale della Deutsche Digitale Bibliothek / German Digital Library, ci siamo resi conto che i musei che sostenevamo per pubblicare i loro dati sulla nostra piattaforma stavano trovando molto difficile comprendere i nostri requisiti tecnici di metadati. Sembrava che stessimo esprimendo questi requisiti in un linguaggio che i musei non capivano. Volevamo affrontare questo problema, incoraggiando anche i professionisti dei musei a prendere in considerazione i principi FAIR e CARE quando preparano le informazioni sugli oggetti per la pubblicazione online.
Attraverso conversazioni informali con i rappresentanti delle associazioni museali degli stati federali in Germania abbiamo appreso che volevano coordinare meglio il loro lavoro per consigliare i musei su come documentare e pubblicare al meglio le loro collezioni online. Abbiamo deciso di unire le forze e sviluppare una raccomandazione accessibile che aiuterebbe i musei ad aderire agli standard di documentazione pertinenti e a rendere i loro metadati degli oggetti adatti alla pubblicazione online.
Non volevamo reinventare la ruota. Abbiamo invece deciso di riassumere e "tradurre" i requisiti minimi delle norme pertinenti in materia di metadati in un opuscolo online compatto e di facile lettura. Dalla nostra riunione iniziale nel 2022, sono entrate a far parte del nostro gruppo di lavoro altre organizzazioni e iniziative coinvolte nella pubblicazione del patrimonio culturale digitalizzato.
Perché hai pensato di usare l'Impact Playbook?
Fin dall'inizio, abbiamo voluto fare in modo che il nostro "prodotto" fosse il più ampiamente accolto e utilizzato possibile. Dovevamo assicurarci di capire per chi stavamo sviluppando la raccomandazione e quali erano le esigenze dei suoi futuri utenti. L'Impact Playbook si rivolge proprio a progetti legati al patrimonio culturale digitale che mettono al centro le parti interessate e quindi è sembrato una fonte di ispirazione adeguata per pianificare il lavoro del nostro nuovo "gruppo di lavoro sulla raccomandazione sui registri minimi". La prima fase del Playbook, incentrata sulla progettazione d'impatto, è sembrata particolarmente utile e abbiamo adottato molto rapidamente alcuni dei suoi metodi per la nostra progettazione d'impatto.
Come l'hai usato?
In una delle nostre prime riunioni virtuali periodiche abbiamo svolto un esercizio basato sul Change Pathway. Oltre 15 minuti in un documento di collaborazione, i membri del nostro gruppo di lavoro sono stati invitati a compilare ciascuna delle rubriche: Parti interessate, risorse, attività, risultati, risultati a breve termine, risultati a lungo termine e impatto. In uno degli incontri successivi abbiamo messo a punto i risultati e lì abbiamo avuto il nostro progetto!
Il processo ha avuto il pieno buy-in del gruppo di lavoro. Tuttavia, volevamo assicurarci di non perdere di vista il percorso di cambiamento come una "bussola" e quindi abbiamo deciso di istituire due sottogruppi. Una si è concentrata sull'"analisi" delle norme esistenti e sull'elaborazione della nostra raccomandazione basata su tali norme, mentre l'altra è stata dedicata all'"impatto" e ad assicurarci di definire chi fossero i nostri portatori di interessi e le loro esigenze e di rispondervi. L'atto di "toccare la base" - tornare al percorso di cambiamento - ci ha aiutato a concentrare i nostri sforzi.
In che modo ha individuato le esigenze dei suoi portatori di interessi? In che modo Impact Playbook ti ha aiutato a farlo?
Nel Change Pathway, la Corte ha individuato diverse categorie di portatori di interessi: utenti della raccomandazione (professionisti museali, consulenti museali); disseminatori (fornitori di formazione professionale, mondo accademico, associazioni e consigli museali); fornitori di software incaricati di attuare la raccomandazione e, infine, i beneficiari di dati di alta qualità sul patrimonio culturale - fornitori di portali, la comunità di ricerca e il pubblico in generale.
Abbiamo quindi utilizzato la mappa dell'empatia del Playbook dell'impatto per cercare di immaginare quali potrebbero essere le esigenze dei portatori di interessi, ma volevamo davvero sentire i futuri utenti della raccomandazione, quindi li abbiamo coinvolti in diverse fasi dello sviluppo della raccomandazione.
Non appena abbiamo avuto la nostra prima bozza del nostro "elenco dei campi di dati", abbiamo chiesto ai rappresentanti di tutte e quattro le categorie di portatori di interessi di dirci cosa ne pensavano. Il loro ampio feedback è stato elaborato nella versione beta della raccomandazione, pubblicata dalla Corte nell’ottobre 2023. Poiché ci siamo resi conto che avevamo bisogno del supporto dei fornitori di software se i professionisti museali fossero stati in grado di attuare la raccomandazione, abbiamo condotto interviste con alcuni dei principali fornitori che lavorano nei paesi di lingua tedesca. L'idea di tenere queste interviste in realtà è nata come parte dell'esercizio Empathy Map e abbiamo raccolto un sacco di feedback utili.
Inoltre, molti dei fornitori di software con cui abbiamo parlato hanno accettato di adeguare la loro funzione di esportazione dei dati in conformità con la raccomandazione. È importante sottolineare che hanno accettato di elencarli nella nostra dispensa online, il che significa che i potenziali utenti della raccomandazione possono scoprire se i loro fornitori di software supportano già la raccomandazione. Nel maggio 2024 il gruppo di lavoro ha pubblicato la prima versione completa della raccomandazione relativa ai registri minimi. Sembrerebbe molto diverso se non avessimo coinvolto i nostri stakeholder fin dall'inizio.
Cosa consiglieresti agli altri che intendono utilizzare Impact Playbook nella progettazione del loro progetto?
Immergiti subito nel Change Pathway. L'abbiamo trovato molto intuitivo. Combinato con le definizioni del glossario, è più o meno autoesplicativo, in modo che possa essere utilizzato anche senza precedenti conoscenze o esperienze in questo settore.
C'è qualcos'altro di importante da dirci?
Riteniamo che la raccomandazione sulla registrazione minima possa aiutare le istituzioni a preparare i propri dati per lo spazio comune europeo di dati per il patrimonio culturale e a gettare le basi per la formazione delle applicazioni dell'intelligenza artificiale in modo da rispettare i desideri dei musei. Uno dei nostri prossimi passi sarà guardare a come possiamo rendere la raccomandazione disponibile ai professionisti museali internazionali. Senza dubbio consulteremo l'Europeana Impact Playbook per questo!
Scopri di più
La raccomandazione sui registri minimi è disponibile in tedesco sul wiki pubblico della Deutsche Digitale Bibliothek e su Zenodo.
Puoi accedere e utilizzare Europeana Impact Playbook per il tuo lavoro e unirti alla Europeana Impact Community per entrare a far parte di una comunità di professionisti dell'impatto, dai principianti agli esperti!
Se vuoi saperne di più sul lavoro descritto in questo articolo, unisciti al webinar Impact design nell'esperienza di aggregazione, che si terrà il 16 settembre!