Μπορείτε να μας μιλήσετε για το ιστορικό αυτής της εργασίας;
Στο γραφείο του μουσείου της Deutsche Digitale Bibliothek / Γερμανικής Ψηφιακής Βιβλιοθήκης, συνειδητοποιήσαμε ότι τα μουσεία που υποστηρίζαμε για να δημοσιεύσουν τα δεδομένα τους στην πλατφόρμα μας δυσκολεύονταν πολύ να κατανοήσουν τις τεχνικές απαιτήσεις μεταδεδομένων μας. Φαινόταν ότι εκφράζαμε αυτές τις απαιτήσεις σε μια γλώσσα που τα μουσεία δεν καταλάβαιναν. Θέλαμε να το αντιμετωπίσουμε αυτό, ενθαρρύνοντας παράλληλα τους επαγγελματίες των μουσείων να λαμβάνουν υπόψη τις Αρχές FAIR και CARE κατά την προετοιμασία των πληροφοριών για το αντικείμενό τους για ηλεκτρονική δημοσίευση.
Μέσα από άτυπες συζητήσεις με εκπροσώπους των μουσειακών ενώσεων των ομόσπονδων κρατιδίων της Γερμανίας μάθαμε ότι ήθελαν να συντονίσουν καλύτερα το έργο τους γύρω από την παροχή συμβουλών στα μουσεία σχετικά με τον καλύτερο τρόπο τεκμηρίωσης και δημοσίευσης των συλλογών τους στο διαδίκτυο. Αποφασίσαμε να ενώσουμε τις δυνάμεις μας και να αναπτύξουμε μια προσβάσιμη σύσταση που θα βοηθήσει τα μουσεία να τηρούν τα σχετικά πρότυπα τεκμηρίωσης και να καθιστούν τα μεταδεδομένα των αντικειμένων τους κατάλληλα για δημοσίευση στο διαδίκτυο.
Δεν θέλαμε να επανεφεύρουμε τον τροχό. Αντ’ αυτού, θέσαμε ως στόχο να συνοψίσουμε και να «μεταφράσουμε» τις ελάχιστες απαιτήσεις των σχετικών προτύπων μεταδεδομένων σε ένα συμπαγές και ευανάγνωστο διαδικτυακό φυλλάδιο. Από την αρχική μας συνεδρίαση το 2022, περισσότεροι οργανισμοί και πρωτοβουλίες που συμμετέχουν στη δημοσίευση της ψηφιοποιημένης πολιτιστικής κληρονομιάς έχουν συμμετάσχει στην ομάδα εργασίας μας.
Γιατί σκεφτήκατε να χρησιμοποιήσετε το Impact Playbook;
Από την αρχή, θέλαμε να διασφαλίσουμε ότι το «προϊόν» μας θα παραλαμβανόταν και θα χρησιμοποιούνταν όσο το δυνατόν ευρύτερα. Έπρεπε να βεβαιωθούμε ότι καταλαβαίναμε για ποιον αναπτύσσαμε τη σύσταση και ποιες ήταν οι ανάγκες των μελλοντικών χρηστών της. Το εγχειρίδιο δράσης για τον αντίκτυπο στοχεύει ακριβώς σε έργα που σχετίζονται με την ψηφιακή πολιτιστική κληρονομιά, τα οποία θέτουν τα ενδιαφερόμενα μέρη στο επίκεντρο και, ως εκ τούτου, φαινόταν κατάλληλη πηγή έμπνευσης για τον τρόπο σχεδιασμού του έργου της νεοσυσταθείσας «ομάδας εργασίας για τη σύσταση ελάχιστων αρχείων». Η πρώτη φάση του εγχειριδίου —το οποίο επικεντρώνεται στον σχεδιασμό επιπτώσεων— φάνηκε ιδιαίτερα χρήσιμη και εγκρίναμε πολύ γρήγορα ορισμένες από τις μεθόδους του για τον δικό μας σχεδιασμό επιπτώσεων.
Πώς το χρησιμοποίησες;
Σε μία από τις πρώτες τακτικές εικονικές συνεδριάσεις μας πραγματοποιήσαμε άσκηση με βάση τη διαδρομή αλλαγής . Σε ένα έγγραφο συνεργασίας διάρκειας άνω των 15 λεπτών, ζητήθηκε από τα μέλη της ομάδας εργασίας μας να συμπληρώσουν καθέναν από τους τίτλους: Ενδιαφερόμενα μέρη, πόροι, δραστηριότητες, αποτελέσματα, βραχυπρόθεσμα αποτελέσματα, μακροπρόθεσμα αποτελέσματα και αντίκτυπος. Σε μια από τις επόμενες συναντήσεις τελειοποιήσαμε τα αποτελέσματα και εκεί είχαμε το σχέδιό μας!
Η διαδικασία είχε την πλήρη συμμετοχή της ομάδας εργασίας. Ωστόσο, θέλαμε να διασφαλίσουμε ότι δεν θα χάσουμε την πορεία αλλαγής ως «πυξίδα» και, ως εκ τούτου, αποφασίσαμε να συγκροτήσουμε δύο υποομάδες. Η μία επικεντρώθηκε στην «ανάλυση» των υφιστάμενων προτύπων και στην ανάπτυξη της δικής μας σύστασης βάσει των εν λόγω προτύπων, ενώ η άλλη ήταν αφιερωμένη στον «αντίκτυπο» και στη διασφάλιση του καθορισμού των ενδιαφερόμενων μερών και των αναγκών τους και της υλοποίησής τους. Η πράξη της «άγγιξης της βάσης» —επιστροφή στην πορεία αλλαγής— μας βοήθησε να εστιάσουμε τις προσπάθειές μας.
Πώς προσδιορίσατε τις ανάγκες των ενδιαφερόμενων μερών σας; Πώς σας βοήθησε το Impact Playbook να το κάνετε αυτό;
Στην πορεία αλλαγής, εντοπίσαμε διάφορες κατηγορίες ενδιαφερόμενων μερών: χρήστες της σύστασης (επαγγελματίες μουσείων, σύμβουλοι μουσείων)· φορείς διάδοσης (πάροχοι επαγγελματικής κατάρτισης, ακαδημαϊκοί κύκλοι, ενώσεις μουσείων και διοικητικά συμβούλια)· πάροχοι λογισμικού που είναι υπεύθυνοι για την εφαρμογή της σύστασης και, τέλος, οι δικαιούχοι δεδομένων πολιτιστικής κληρονομιάς υψηλής ποιότητας - πάροχοι δικτυακών πυλών, η ερευνητική κοινότητα και το ευρύ κοινό.
Στη συνέχεια, χρησιμοποιήσαμε τον χάρτη ενσυναίσθησης από το εγχειρίδιο επιπτώσεων για να προσπαθήσουμε να προβλέψουμε ποιες θα μπορούσαν να είναι οι ανάγκες των ενδιαφερόμενων μερών, αλλά θέλαμε πραγματικά να ακούσουμε τους μελλοντικούς χρήστες της σύστασης και, ως εκ τούτου, τους εμπλέξαμε σε διάφορα στάδια της ανάπτυξης της σύστασης.
Μόλις καταρτίσαμε το πρώτο μας σχέδιο του «καταλόγου πεδίων δεδομένων» , ζητήσαμε από εκπροσώπους και των τεσσάρων κατηγοριών ενδιαφερόμενων μερών να μας πουν τη γνώμη τους. Οι εκτενείς παρατηρήσεις τους εξετάστηκαν στην έκδοση beta της σύστασης, την οποία δημοσιεύσαμε τον Οκτώβριο του 2023. Αφού συνειδητοποιήσαμε ότι χρειαζόμασταν την υποστήριξη των παρόχων λογισμικού για να μπορέσουν οι επαγγελματίες των μουσείων να εφαρμόσουν τη σύσταση, πραγματοποιήσαμε συνεντεύξεις με ορισμένους από τους κορυφαίους παρόχους που εργάζονται σε γερμανόφωνες χώρες. Η ιδέα για τη διεξαγωγή αυτών των συνεντεύξεων προέκυψε στην πραγματικότητα ως μέρος της άσκησης Empathy Map και συγκεντρώσαμε πολλά χρήσιμα σχόλια.
Επιπλέον, αρκετοί από τους παρόχους λογισμικού με τους οποίους μιλήσαμε συμφώνησαν να προσαρμόσουν τη λειτουργία εξαγωγής δεδομένων τους σύμφωνα με τη σύσταση. Είναι σημαντικό ότι συμφώνησαν να τους απαριθμήσουμε στο ηλεκτρονικό μας φυλλάδιο, πράγμα που σημαίνει ότι οι δυνητικοί χρήστες της σύστασης μπορούν να μάθουν αν οι πάροχοι λογισμικού τους υποστηρίζουν ήδη τη σύσταση. Τον Μάιο του 2024 η ομάδα εργασίας δημοσίευσε την πρώτη πλήρη έκδοση της σύστασης για τα ελάχιστα πρακτικά. Θα ήταν πολύ διαφορετικό αν δεν είχαμε συνεργαστεί με τα ενδιαφερόμενα μέρη από την αρχή.
Τι θα συνιστούσατε σε άλλους που σχεδιάζουν να χρησιμοποιήσουν το Impact Playbook στον σχεδιασμό του έργου τους;
Βουτήξτε αμέσως στην πορεία αλλαγής. Το βρήκαμε πολύ διαισθητικό. Σε συνδυασμό με τους ορισμούς του γλωσσαρίου, είναι περισσότερο ή λιγότερο αυτονόητο, έτσι ώστε να μπορεί να χρησιμοποιηθεί ακόμη και χωρίς προηγούμενη γνώση ή εμπειρία σε αυτόν τον τομέα.
Υπάρχει κάτι άλλο που είναι σημαντικό να μας πείτε;
Πιστεύουμε ότι η σύσταση για τα ελάχιστα αρχεία μπορεί να βοηθήσει τα ιδρύματα να προετοιμάσουν τα δεδομένα τους για τον κοινό ευρωπαϊκό χώρο δεδομένων για την πολιτιστική κληρονομιά και να θέσουν τα θεμέλια για την κατάρτιση εφαρμογών τεχνητής νοημοσύνης κατά τρόπο που να σέβεται τις επιθυμίες των μουσείων. Ένα από τα επόμενα βήματά μας θα είναι να εξετάσουμε πώς μπορούμε να διαθέσουμε τη σύσταση σε διεθνείς επαγγελματίες μουσείων. Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι θα συμβουλευτούμε το Europeana Impact Playbook για αυτό!
Μάθετε περισσότερα
Η σύσταση για τα ελάχιστα αρχεία διατίθεται στα γερμανικά στο δημόσιο wiki της Deutsche Digitale Bibliothek και στο Zenodo.
Μπορείτε να έχετε πρόσβαση και να χρησιμοποιήσετε το Europeana Impact Playbook για τη δική σας δουλειά και να συμμετάσχετε στην κοινότητα της Europeana Impact για να γίνετε μέρος μιας κοινότητας επαγγελματιών αντίκτυπου - από αρχάριους έως ειδικούς!
Αν θέλετε να μάθετε περισσότερα για το έργο που περιγράφεται σε αυτό το άρθρο, συμμετάσχετε στο webinar Impact design στην εμπειρία συγκέντρωσης, που θα πραγματοποιηθεί στις 16 Σεπτεμβρίου!