Voitko aloittaa kertomalla meille tämän työn taustoista?
Deutsche Digitale Bibliothekin / Saksan digitaalisen kirjaston museotiskillä huomasimme, että museoiden, joita tukimme tietojensa julkaisemiseksi alustallamme, oli erittäin vaikea ymmärtää teknisiä metatietovaatimuksiamme. Näytti siltä, että ilmaisimme nämä vaatimukset kielellä, jota museot eivät ymmärtäneet. Halusimme puuttua tähän ja samalla kannustaa museoalan ammattilaisia ottamaan huomioon FAIR- ja CARE-periaatteet valmistellessaan kohdetietojaan verkkojulkaisua varten.
Saksan osavaltioiden museoyhdistysten edustajien kanssa käytyjen epävirallisten keskustelujen avulla opimme, että he halusivat koordinoida paremmin työtään museoiden neuvomiseksi siitä, miten parhaiten dokumentoida ja julkaista kokoelmansa verkossa. Päätimme yhdistää voimamme ja kehittää helppokäyttöisen suosituksen, joka auttaisi museoita noudattamaan asiaankuuluvia dokumentointistandardeja ja tekemään esineen metadatasta julkaisukelpoista verkossa.
Emme halunneet keksiä pyörää uudelleen. Sen sijaan pyrimme tiivistämään ja ”kääntämään” asiaankuuluvien metatietostandardien vähimmäisvaatimukset tiiviiksi ja helposti luettavaksi verkkojulkaisuksi. Vuonna 2022 pidetyn ensimmäisen kokouksen jälkeen työryhmään on tullut lisää organisaatioita ja aloitteita, jotka osallistuvat digitoidun kulttuuriperinnön julkaisemiseen.
Miksi ajattelit käyttää Impact Playbookia?
Halusimme alusta alkaen varmistaa, että ”tuotteemme” otetaan vastaan ja sitä käytetään mahdollisimman laajasti. Meidän oli varmistettava, että ymmärrämme, kenelle kehitämme suositusta ja mitkä ovat sen tulevien käyttäjien tarpeet. Impact Playbook on suunnattu nimenomaan digitaalista kulttuuriperintöä koskeville hankkeille, joissa sidosryhmä on keskeisessä asemassa, joten se vaikutti sopivalta inspiraation lähteeltä vasta perustetun ”vähimmäisrekisterisuosituksia käsittelevän työryhmän” työn suunnittelussa. Vaikuttavuussuunnitteluun keskittyvän Playbookin ensimmäinen vaihe vaikutti erityisen hyödylliseltä, ja otimme hyvin nopeasti käyttöön joitakin sen menetelmiä omassa vaikuttavuussuunnittelussamme.
Miten käytit sitä?
Yhdessä ensimmäisistä säännöllisistä virtuaalikokouksistamme teimme muutoksen polkuun perustuvan harjoituksen. Työryhmämme jäseniä pyydettiin yli 15 minuuttia kestäneessä yhteistyöasiakirjassa täyttämään kaikki otsikot: Sidosryhmät, resurssit, toimet, tuotokset, lyhyen aikavälin tulokset, pitkän aikavälin tulokset ja vaikutukset. Yhdessä myöhemmistä kokouksista hienosäädimme tuloksia ja siellä meillä oli suunnitelma!
Työryhmä osallistui prosessiin täysimääräisesti. Halusimme kuitenkin varmistaa, ettemme menetä tietoa muutospolusta ”kompassina”, joten päätimme perustaa kaksi alaryhmää. Toisessa keskityttiin nykyisten standardien ”analysointiin” ja näihin standardeihin perustuvan oman suosituksen laatimiseen, kun taas toisessa keskityttiin ”vaikutukseen” ja sen varmistamiseen, että määriteltiin, ketkä sidosryhmät ja niiden tarpeet olivat ja miten ne toteutuivat. Muutospolkuun palaava ”kosketuspohja” auttoi meitä keskittämään ponnistelumme.
Miten määrittelitte sidosryhmienne tarpeet? Miten Impact Playbook auttoi sinua tekemään tämän?
Muutospolussa yksilöitiin useita sidosryhmäluokkia: suosituksen käyttäjät (museoalan ammattilaiset, museokonsultit); levittäjät (ammatillisen koulutuksen tarjoajat, korkeakoulut, museoyhdistykset ja -lautakunnat) suosituksen täytäntöönpanosta vastaavat ohjelmistotoimittajat ja lopuksi korkealaatuisen kulttuuriperintötiedon edunsaajat - portaalin tarjoajat, tutkimusyhteisö ja suuri yleisö.
Tämän jälkeen käytimme Impact Playbook -julkaisun Empathy Map -karttaa yrittäessämme hahmotella, mitkä sidosryhmien tarpeet voisivat olla, mutta halusimme todella kuulla suosituksen tulevista käyttäjistä, joten saimme heidät osallistumaan suosituksen laatimisen useisiin vaiheisiin.
Heti kun saimme ensimmäisen luonnoksen tietokenttien luettelosta, pyysimme kaikkien neljän sidosryhmäryhmän edustajia kertomaan mielipiteensä. Heidän laajaa palautettaan hyödynnettiin suosituksen beta-versiossa, jonka julkaisimme lokakuussa 2023. Koska huomasimme tarvitsevamme ohjelmistotoimittajien tukea, jotta museoammattilaiset voisivat panna suosituksen täytäntöön, haastattelimme useita saksankielisissä maissa toimivia johtavia toimittajia. Ajatus näiden haastattelujen pitämisestä syntyi itse asiassa osana empatiakarttaharjoitusta ja saimme paljon hyödyllistä palautetta.
Lisäksi useat ohjelmistotoimittajat, joiden kanssa keskustelimme, sopivat mukauttavansa tietojen vientitoimintoaan suosituksen mukaisesti. Tärkeää on, että he sopivat, että luettelemme ne online-luettelossamme, mikä tarkoittaa, että suosituksen mahdolliset käyttäjät voivat selvittää, tukevatko heidän ohjelmistotoimittajansa jo suositusta. Työryhmä julkaisi toukokuussa 2024 vähimmäisrekisterisuosituksen ensimmäisen täydellisen version. Se näyttäisi hyvin erilaiselta, jos emme olisi ottaneet sidosryhmiämme mukaan alusta alkaen.
Mitä suosittelisit muille, jotka aikovat käyttää Impact Playbookia projektisuunnittelussaan?
Sukella heti muutospolkuun. Meistä se oli hyvin intuitiivinen. Yhdistettynä sanaston määritelmiin se on enemmän tai vähemmän itsestään selvä, joten sitä voidaan käyttää myös ilman aiempaa tietämystä tai kokemusta tältä alalta.
Onko muuta tärkeää kerrottavaa?
Katsomme, että vähimmäisrekisterisuositus voi auttaa laitoksia valmistelemaan tietojaan yhteistä eurooppalaista kulttuuriperinnön data-avaruutta varten ja luomaan perustan tekoälysovellusten koulutukselle museoiden toiveita kunnioittaen. Yksi seuraavista vaiheistamme on tarkastella, miten voimme asettaa suosituksen kansainvälisten museoammattilaisten saataville. Epäilemättä tutustumme Europeana Impact Playbookiin tästä!
Lue lisää
Vähimmäisrekisterisuositus on saatavilla saksaksi Deutsche Digitale Bibliothekin julkisessa wikissä ja Zenodossa.
Voit käyttää Europeana Impact Playbookia omaan työhösi ja liittyä Europeana Impact Community -yhteisöön ja tulla osaksi vaikuttajien yhteisöä - aloittelijoista asiantuntijoihin!
Jos haluat kuulla lisää tässä artikkelissa kuvatusta työstä, liity 16.9. järjestettävään Impact design -webinaariin aggregointikokemuksessa!