Можете ли да започнете, като ни разкажете за фона на тази работа?
В музейното бюро на Deutsche Digitale Bibliothek / Германската цифрова библиотека осъзнахме, че музеите, които подкрепяхме, за да публикуват своите данни на нашата платформа, срещат много трудности при разбирането на нашите технически изисквания за метаданни. Изглеждаше, че изразяваме тези изисквания на език, който музеите не разбират. Искахме да се справим с това, като същевременно насърчим музейните специалисти да вземат предвид принципите FAIR и CARE, когато подготвят информацията за своите обекти за онлайн публикуване.
Чрез неформални разговори с представители на музейните асоциации на федералните провинции в Германия научихме, че те искат да координират по-добре работата си, като съветват музеите как най-добре да документират и публикуват колекциите си онлайн. Решихме да обединим усилията си и да разработим достъпна препоръка, която да помогне на музеите да се придържат към съответните стандарти за документация и да направят своите обектни метаданни годни за публикуване онлайн.
Не искахме да преоткриваме колелото. Вместо това се заехме да обобщим и „преведем“ минималните изисквания на съответните стандарти за метаданни в компактен и лесен за четене онлайн формуляр. След първоначалното ни заседание през 2022 г. в нашата работна група се включиха повече организации и инициативи, участващи в публикуването на цифровизирано културно наследство.
Защо решихте да използвате Impact Playbook?
От самото начало искахме да се уверим, че нашият „продукт“ ще бъде възможно най-широко приет и използван. Трябваше да се уверим, че разбираме за кого разработваме препоръката и какви са нуждите на бъдещите потребители. Наръчникът за въздействието е насочен именно към проекти, свързани с цифровото културно наследство, които поставят заинтересованите страни в центъра на вниманието, и затова изглеждаше подходящ източник на вдъхновение за това как да се планира работата на нашата новосъздадена „Работна група за препоръки относно минималните записи“. Първата фаза на наръчника, която е съсредоточена върху проектирането на въздействието, изглеждаше особено полезна и много бързо възприехме някои от нейните методи за собственото ни проектиране на въздействието.
Как го използва?
На една от първите ни редовни виртуални срещи направихме упражнение въз основа на „Пътя на промяната“. Над 15 минути в съвместен документ членовете на нашата работна група бяха помолени да попълнят всяко от заглавията: Заинтересовани страни, ресурси, дейности, крайни продукти, краткосрочни резултати, дългосрочни резултати и въздействие. В една от следващите срещи прецизирахме резултатите и там имахме нашия план!
Процесът получи пълната подкрепа на работната група. Въпреки това искахме да се уверим, че няма да загубим представа за Пътя на промяната като „компас“ и затова решихме да създадем две подгрупи. Единият беше съсредоточен върху „анализа“ на съществуващите стандарти и разработването на собствена препоръка въз основа на тези стандарти, а другият беше посветен на „въздействието“ и на това да се гарантира, че сме определили кои са нашите заинтересовани страни и техните нужди и сме ги удовлетворили. Актът на „докосване до базата“ — връщане към пътя на промяната — ни помогна да съсредоточим усилията си.
Как определихте нуждите на заинтересованите страни? Как ви помогна Impact Playbook да направите това?
В Пътя на промяната ЕСП определи няколко категории заинтересовани страни: потребители на препоръката (професионалисти в музеи, музейни консултанти); разпространители (доставчици на професионално обучение, академични среди, музейни асоциации и управителни съвети); доставчици на софтуер, отговарящи за изпълнението на препоръката; и накрая, бенефициерите на висококачествени данни за културното наследство — доставчици на портали, научноизследователската общност и широката общественост.
След това използвахме картата на емпатията от Наръчника за въздействието, за да се опитаме да предвидим какви биха могли да бъдат нуждите на заинтересованите страни, но наистина искахме да чуем от бъдещите потребители на препоръката, така че ги включихме на няколко етапа от разработването на препоръката.
Веднага след като получихме първия проект на нашия „списък с полета за данни“, поискахме от представителите на четирите категории заинтересовани страни да ни кажат какво мислят. Обширната им обратна информация беше включена в бета версията на препоръката, която публикувахме през октомври 2023 г. Тъй като осъзнахме, че се нуждаем от подкрепата на доставчиците на софтуер, за да могат музейните специалисти да изпълнят препоръката, проведохме интервюта с редица водещи доставчици, работещи в немскоезичните страни. Идеята да проведем тези интервюта всъщност се появи като част от упражнението "Карта на емпатията" и събрахме много полезна обратна връзка.
Освен това няколко от доставчиците на софтуер, с които разговаряхме, се съгласиха да коригират функцията си за експортиране на данни в съответствие с препоръката. Важно е, че те се съгласиха да ги изброим в нашето онлайн изложение, което означава, че потенциалните потребители на препоръката могат да разберат дали техните доставчици на софтуер вече подкрепят препоръката. През май 2024 г. работната група публикува първата пълна версия на препоръката относно минималния запис. Щеше да изглежда много различно, ако не бяхме ангажирали заинтересованите страни от самото начало.
Какво бихте препоръчали на други, които планират да използват Impact Playbook в своя проект?
Потопете се веднага в Пътя на промяната. Открихме, че е много интуитивно. В съчетание с определенията в речника, той е повече или по-малко разбираем, така че може да се използва дори без предишни знания или опит в тази област.
Има ли нещо друго, което е важно да ни кажете?
Считаме, че Препоръката относно минималните записи може да помогне на институциите да подготвят своите данни за общото европейско пространство на данни за културното наследство и да положат основите за обучение на приложенията на изкуствения интелект по начин, който зачита желанията на музеите. Една от следващите ни стъпки ще бъде да разгледаме как можем да направим препоръката достъпна за международните музейни специалисти. Несъмнено за това ще се консултираме с Europeana Impact Playbook!
Научете повече
Препоръката за минимален запис може да бъде намерена на немски език в публичното уики на Deutsche Digitale Bibliothek и в Zenodo.
Можете да получите достъп и да използвате Europeana Impact Playbook за собствената си работа и да се присъедините към Europeana Impact Community, за да станете част от общност от професионалисти в областта на въздействието - от начинаещи до експерти!
Ако искате да научите повече за работата, описана в тази статия, присъединете се към уебинара Impact design в сборния опит, който ще се проведе на 16 септември!