Kan du starte med at fortælle os om baggrunden for dette arbejde?
Ved museumsdisken på Deutsche Digitale Bibliothek / German Digital Library indså vi, at de museer, som vi støttede for at offentliggøre deres data på vores platform, fandt det meget vanskeligt at forstå vores tekniske metadatakrav. Det så ud til, at vi udtrykte disse krav på et sprog, som museerne ikke forstod. Vi ønskede at tage fat på dette og samtidig tilskynde museumsfagfolk til at overveje FAIR- og CARE-principperne, når de forbereder deres objektoplysninger til onlineoffentliggørelse.
Gennem uformelle samtaler med repræsentanter for museumsforeningerne i de tyske delstater lærte vi, at de ønskede bedre at koordinere deres arbejde med at rådgive museer om, hvordan de bedst dokumenterer og offentliggør deres samlinger online. Vi besluttede at gå sammen og udvikle en tilgængelig anbefaling, der ville hjælpe museer med at overholde relevante dokumentationsstandarder og gøre deres objektmetadata egnet til offentliggørelse online.
Vi ønskede ikke at genopfinde hjulet. I stedet satte vi os for at sammenfatte og "oversætte" minimumskravene til relevante metadatastandarder i en kompakt og letlæselig onlineuddeling. Siden vores første møde i 2022 er flere organisationer og initiativer, der er involveret i offentliggørelsen af digitaliseret kulturarv, kommet med i vores arbejdsgruppe.
Hvorfor har du overvejet at bruge Impact Playbook?
Fra begyndelsen ønskede vi at sikre, at vores "produkt" ville blive modtaget og anvendt så bredt som muligt. Vi var nødt til at sikre, at vi forstod, hvem vi udviklede anbefalingen til, og hvad de fremtidige brugeres behov var. Impact Playbook er netop rettet mod projekter, der har med digital kulturarv at gøre, og som sætter interessenterne i centrum, og den virkede derfor som en passende inspirationskilde til, hvordan arbejdet i vores nyligt oprettede arbejdsgruppe "Minimum Record Recommendation Working Group" kan planlægges. Første fase af Playbook — som fokuserer på Impact Design — forekom særlig nyttig, og vi vedtog meget hurtigt nogle af dens metoder til vores eget impact design.
Hvordan brugte du den?
På et af vores første regelmæssige virtuelle møder gennemførte vi en øvelse baseret på Change Pathway. Over 15 minutter i et samarbejdsdokument blev medlemmerne af vores arbejdsgruppe bedt om at udfylde hver af overskrifterne: Interessenter, ressourcer, aktiviteter, output, kortsigtede resultater, langsigtede resultater og virkninger. På et af de efterfølgende møder finjusterede vi resultaterne, og der havde vi vores plan!
Processen havde fuld opbakning fra arbejdsgruppen. Vi ønskede dog at sikre, at vi ikke mistede overblikket over forandringsforløbet som et "kompas", og derfor besluttede vi at nedsætte to undergrupper. Den ene fokuserede på "analyse" af eksisterende standarder og udvikling af vores egen anbefaling baseret på disse standarder, mens den anden fokuserede på "indvirkning" og sikrede, at vi definerede, hvem vores interessenter og deres behov var, og opfyldte dem. Handlingen med at "røre ved basen" – at gå tilbage til forandringsforløbet – hjalp os med at fokusere vores indsats.
Hvordan har I identificeret jeres interessenters behov? Hvordan hjalp Impact Playbook dig med at gøre dette?
I forandringsforløbet identificerede vi flere kategorier af interessenter: brugere af anbefalingen (museumsfagfolk, museumskonsulenter) formidlere (udbydere af faglig uddannelse, den akademiske verden, museumsforeninger og -bestyrelser) softwareudbydere med ansvar for at gennemføre henstillingen og endelig modtagerne af kulturarvsdata af høj kvalitet – portaludbydere, forskersamfundet og den brede offentlighed.
Vi brugte derefter empatikortet fra Impact Playbook til at forsøge at forestille os, hvad interessenternes behov kunne være, men vi ønskede virkelig at høre fra anbefalingens fremtidige brugere, så vi fik dem involveret i flere faser af anbefalingens udvikling.
Så snart vi havde vores første udkast til vores "liste over datafelter", bad vi repræsentanter for alle fire kategorier af interessenter om at fortælle os, hvad de mente. Deres omfattende feedback blev indarbejdet i betaversionen af anbefalingen, som vi offentliggjorde i oktober 2023. Da vi indså, at vi havde brug for støtte fra softwareudbyderne, hvis museumsfagfolk skulle kunne gennemføre anbefalingen, gennemførte vi interviews med en række af de førende udbydere, der arbejder i tysktalende lande. Ideen om at holde disse interviews kom faktisk op som en del af Empathy Map-øvelsen, og vi indsamlede en masse nyttig feedback.
Desuden var flere af de softwareudbydere, som vi talte med, enige om at justere deres dataeksportfunktion i overensstemmelse med anbefalingen. Det er vigtigt at bemærke, at de blev enige om, at vi skulle angive dem i vores online-uddeling, hvilket betyder, at potentielle brugere af anbefalingen kan finde ud af, om deres softwareudbydere allerede støtter anbefalingen. I maj 2024 offentliggjorde arbejdsgruppen den første fuldstændige udgave af henstillingen om minimumsregistreringer. Det ville se meget anderledes ud, hvis vi ikke havde inddraget vores interessenter fra begyndelsen.
Hvad vil du anbefale andre, der planlægger at bruge Impact Playbook i deres projektdesign?
Dyk med det samme ind i Forandringsvejen. Vi fandt det meget intuitivt. Kombineret med definitionerne i ordlisten er det mere eller mindre selvforklarende, så det kan bruges selv uden forudgående viden eller erfaring på dette område.
Er der andet, der er vigtigt at fortælle os?
Vi mener, at henstillingen om minimumsregistre kan hjælpe institutionerne med at forberede deres data til det fælles europæiske dataområde for kulturarv og lægge grundlaget for uddannelse af applikationer inden for kunstig intelligens på en måde, der respekterer museernes ønsker. Et af vores næste skridt vil være at se på, hvordan vi kan gøre anbefalingen tilgængelig for internationale museumsfagfolk. Der er ingen tvivl om, at vi vil konsultere Europeana Impact Playbook for dette!
Læs mere
Anbefalingen om minimumsregistrering findes på tysk på Deutsche Digitale Bibliotheks offentlige wiki og Zenodo.
Du kan få adgang til og bruge Europeana Impact Playbook til dit eget arbejde og blive en del af Europeana Impact Community for at blive en del af et fællesskab af impact practitioners - fra begyndere til eksperter!
Hvis du gerne vil høre mere om det arbejde, der er beskrevet i denne artikel, kan du deltage i webinaret Impact design i sammenlægningsoplevelsen, der finder sted den 16. september!