Kan du börja med att berätta om bakgrunden till detta arbete?
Vid museidisken på Deutsche Digitale Bibliothek / German Digital Library insåg vi att de museer som vi stödde för att publicera sina data på vår plattform hade mycket svårt att förstå våra tekniska metadatakrav. Det verkade som om vi uttryckte dessa krav på ett språk som museerna inte förstod. Vi ville ta itu med detta och samtidigt uppmuntra museipersonal att överväga FAIR- och CARE-principerna när de förbereder sin objektinformation för online-publicering.
Genom informella samtal med företrädare för museiföreningarna i Tyskland lärde vi oss att de ville samordna sitt arbete kring rådgivning till museer om hur man bäst dokumenterar och publicerar sina samlingar online. Vi bestämde oss för att gå samman och utveckla en tillgänglig rekommendation som skulle hjälpa museer att följa relevanta dokumentationsstandarder och göra deras objektmetadata lämpliga för publicering online.
Vi ville inte uppfinna hjulet på nytt. I stället började vi sammanfatta och ”översätta” minimikraven för relevanta metadatastandarder i en kompakt och lättläst broschyr på nätet. Sedan vårt första möte 2022 har fler organisationer och initiativ som är involverade i publiceringen av det digitaliserade kulturarvet kommit med i vår arbetsgrupp.
Varför har du funderat på att använda Impact Playbook?
Redan från början ville vi se till att vår ”produkt” skulle tas emot och användas i så stor utsträckning som möjligt. Vi behövde se till att vi förstod vem vi utvecklade rekommendationen för och vad behoven hos dess framtida användare var. Impact Playbook riktar sig just till projekt som har att göra med det digitala kulturarvet och som sätter berörda parter i centrum, och därför verkade det som en lämplig inspirationskälla för hur vi skulle planera arbetet i vår nyligen inrättade arbetsgrupp för rekommendationer om minimiregister. Fas ett av spelboken – som fokuserar på konsekvensbedömning – verkade särskilt användbar, och vi antog mycket snabbt några av dess metoder för vår egen konsekvensbedömning.
Hur använde du den?
Vid ett av våra första regelbundna virtuella möten gjorde vi en övning baserad på Change Pathway. Under 15 minuter i ett samarbetsdokument ombads medlemmarna i vår arbetsgrupp att fylla i var och en av rubrikerna: Intressenter, resurser, verksamheter, resultat, kortsiktiga resultat, långsiktiga resultat och effekter. Vid ett av de efterföljande mötena finjusterade vi resultaten och där hade vi vår plan!
Processen hade arbetsgruppens fulla acceptans. Vi ville dock se till att vi inte tappade bort förändringsvägen som en ”kompass”, och därför beslutade vi att inrätta två undergrupper. Den ena fokuserade på ”analysen” av befintliga standarder och utvecklingen av vår egen rekommendation på grundval av dessa standarder, medan den andra ägnades åt ”konsekvenser” och åt att se till att vi definierade vilka våra intressenter och deras behov var och uppfyllde dem. Handlingen att ”röra basen” – att gå tillbaka till förändringsvägen – hjälpte oss att fokusera våra insatser.
Hur har ni identifierat era intressenters behov? Hur hjälpte Impact Playbook dig att göra detta?
I Change Pathway identifierade vi flera kategorier av intressenter: användare av rekommendationen (museipersonal, museikonsulter), Spridare (tillhandahållare av yrkesutbildning, den akademiska världen, museiorganisationer och museistyrelser). leverantörer av programvara som ansvarar för att genomföra rekommendationen, och slutligen mottagare av högkvalitativa kulturarvsdata – portalleverantörer, forskarsamhället och allmänheten.
Vi använde sedan Empathy Map från Impact Playbook för att försöka föreställa oss vilka intressenternas behov kan vara, men vi ville verkligen höra från rekommendationens framtida användare, så vi fick dem involverade i flera skeden av rekommendationens utveckling.
Så snart vi hade vårt första utkast till vår ”förteckning över datafält” bad vi företrädare för alla fyra kategorier av berörda parter att berätta vad de tyckte. Deras omfattande återkoppling arbetades in i betaversionen av rekommendationen, som vi offentliggjorde i oktober 2023. Eftersom vi insåg att vi behövde stöd från mjukvaruleverantörerna om museipersonal skulle kunna genomföra rekommendationen, genomförde vi intervjuer med ett antal ledande leverantörer som arbetar i tysktalande länder. Idén att hålla dessa intervjuer kom faktiskt upp som en del av Empathy Map-övningen och vi fick mycket användbar feedback.
Dessutom kom flera av de mjukvaruleverantörer som vi talade med överens om att justera sin dataexportfunktion i enlighet med rekommendationen. Viktigt är att de kom överens om att vi skulle lista dem i vår online-handout, vilket innebär att potentiella användare av rekommendationen kan ta reda på om deras mjukvaruleverantörer redan stöder rekommendationen. I maj 2024 offentliggjorde arbetsgruppen den första fullständiga versionen av rekommendationen om minimiregister. Det skulle se väldigt annorlunda ut om vi inte hade engagerat våra intressenter från början.
Vad skulle du rekommendera till andra som planerar att använda Impact Playbook i sin projektdesign?
Dyk direkt in i Förändringsvägen. Vi tyckte att det var väldigt intuitivt. I kombination med definitionerna i ordlistan är den mer eller mindre självförklarande, så att den kan användas även utan tidigare kunskaper eller erfarenhet inom detta område.
Finns det något annat som är viktigt att berätta för oss?
Vi anser att rekommendationen om minimiregister kan hjälpa institutionerna att förbereda sina data för det gemensamma europeiska dataområdet för kulturarv och lägga grunden för utbildning av AI-tillämpningar på ett sätt som respekterar museernas önskemål. Ett av våra nästa steg kommer att vara att titta på hur vi kan göra rekommendationen tillgänglig för internationella museipersonal. Utan tvekan kommer vi att konsultera Europeana Impact Playbook för detta!
Läs mer
Rekommendationen om minimiregister finns på tyska på Deutsche Digitale Bibliotheks offentliga wiki och Zenodo.
Du kan komma åt och använda Europeana Impact Playbook för ditt eget arbete och gå med i Europeana Impact Community för att bli en del av en gemenskap av effektutövare - från nybörjare till experter!
Om du vill höra mer om det arbete som beskrivs i den här artikeln kan du delta i webbseminariet Impact design i aggregeringsupplevelsen, som äger rum den 16 september!