Czy możesz zacząć od opowiedzenia nam o tle tej pracy?
W biurze muzeum Deutsche Digitale Bibliothek / German Digital Library zdaliśmy sobie sprawę, że muzea, które wspieraliśmy, aby publikować swoje dane na naszej platformie, bardzo trudno było zrozumieć nasze wymagania dotyczące metadanych technicznych. Wydawało się, że wyrażamy te wymagania w języku, którego muzea nie rozumieją. Chcieliśmy rozwiązać ten problem, zachęcając jednocześnie muzealników do wzięcia pod uwagę zasad FAIR i CARE podczas przygotowywania informacji o obiekcie do publikacji online.
Dzięki nieformalnym rozmowom z przedstawicielami stowarzyszeń muzealnych krajów związkowych w Niemczech dowiedzieliśmy się, że chcą lepiej koordynować swoją pracę wokół doradzania muzeom, jak najlepiej dokumentować i publikować swoje zbiory online. Postanowiliśmy połączyć siły i opracować dostępne zalecenie, które pomogłoby muzeom przestrzegać odpowiednich standardów dokumentacji i dostosować metadane obiektów do publikacji online.
Nie chcieliśmy wymyślać koła na nowo. Zamiast tego postanowiliśmy podsumować i „przetłumaczyć” minimalne wymogi dotyczące odpowiednich standardów metadanych w zwartej i łatwej do odczytania broszurze internetowej. Od czasu naszego pierwszego posiedzenia w 2022 r. do naszej grupy roboczej dołączyło więcej organizacji i inicjatyw zaangażowanych w publikację zdigitalizowanego dziedzictwa kulturowego.
Dlaczego pomyślałeś o użyciu Impact Playbook?
Od samego początku chcieliśmy mieć pewność, że nasz „produkt” będzie jak najszerzej odbierany i wykorzystywany. Musieliśmy upewnić się, że rozumiemy, dla kogo opracowujemy rekomendację i jakie są potrzeby jej przyszłych użytkowników. Podręcznik oddziaływania jest skierowany właśnie do projektów związanych z cyfrowym dziedzictwem kulturowym, które stawiają zainteresowane strony w centrum uwagi, a zatem wydawał się odpowiednim źródłem inspiracji do planowania prac naszej nowo utworzonej grupy roboczej ds. zaleceń dotyczących minimalnej liczby rekordów. Faza pierwsza podręcznika – która koncentruje się na projektowaniu oddziaływania – wydawała się szczególnie pomocna i bardzo szybko przyjęliśmy niektóre z jej metod na potrzeby naszego własnego projektowania oddziaływania.
Jak go wykorzystałeś?
Na jednym z naszych pierwszych regularnych spotkań wirtualnych przeprowadziliśmy ćwiczenie oparte na ścieżce zmiany. W ciągu 15 minut we wspólnym dokumencie członkowie naszej grupy roboczej zostali poproszeni o wypełnienie każdego z nagłówków: Zainteresowane strony, zasoby, działania, wyniki, wyniki krótkoterminowe, wyniki długoterminowe i wpływ. Na jednym z kolejnych spotkań dopracowaliśmy wyniki i tam mieliśmy nasz plan!
Proces ten uzyskał pełne poparcie grupy roboczej. Chcieliśmy jednak upewnić się, że nie stracimy ścieżki zmian jako „kompasu”, dlatego postanowiliśmy utworzyć dwie podgrupy. Jedno z nich koncentrowało się na „analizie” istniejących norm i opracowaniu własnego zalecenia opartego na tych normach, natomiast drugie było poświęcone „wpływowi” i upewnieniu się, że określiliśmy, kim są nasze zainteresowane strony i jakie są ich potrzeby. Akt „dotknięcia bazy” – powrót do ścieżki zmian – pomógł nam skoncentrować nasze wysiłki.
W jaki sposób określili Państwo potrzeby swoich zainteresowanych stron? W jaki sposób Impact Playbook pomógł Ci to zrobić?
W ramach ścieżki zmian Trybunał zidentyfikował kilka kategorii zainteresowanych stron: użytkownicy rekomendacji (specjaliści muzealni, konsultanci muzealni); upowszechniacze (dostawcy szkoleń zawodowych, środowiska akademickie, stowarzyszenia i zarządy muzeów); dostawcy oprogramowania odpowiedzialni za wdrożenie zalecenia, a także beneficjenci wysokiej jakości danych dotyczących dziedzictwa kulturowego – dostawcy portali, środowisko naukowe i ogół społeczeństwa.
Następnie wykorzystaliśmy mapę empatii z podręcznika oddziaływania, aby spróbować przewidzieć, jakie mogą być potrzeby zainteresowanych stron, ale naprawdę chcieliśmy usłyszeć od przyszłych użytkowników zalecenia, więc zaangażowaliśmy ich na kilku etapach opracowywania zalecenia.
Gdy tylko otrzymaliśmy nasz pierwszy projekt „listy pól danych”, poprosiliśmy przedstawicieli wszystkich czterech kategorii zainteresowanych stron o przekazanie nam swoich opinii. Ich obszerne informacje zwrotne zostały uwzględnione w wersji beta zalecenia, którą opublikowaliśmy w październiku 2023 r. Ponieważ zdaliśmy sobie sprawę, że potrzebujemy wsparcia dostawców oprogramowania, jeśli profesjonaliści muzealni będą mogli wdrożyć rekomendację, przeprowadziliśmy wywiady z wieloma wiodącymi dostawcami działającymi w krajach niemieckojęzycznych. Pomysł przeprowadzenia tych wywiadów pojawił się w ramach ćwiczenia Mapa empatii i zebraliśmy wiele przydatnych informacji zwrotnych.
Ponadto kilku dostawców oprogramowania, z którymi rozmawialiśmy, zgodziło się dostosować swoją funkcję eksportu danych zgodnie z zaleceniem. Co ważne, zgodzili się, żebyśmy umieścili je w naszym poradniku online, co oznacza, że potencjalni użytkownicy rekomendacji mogą dowiedzieć się, czy ich dostawcy oprogramowania już popierają rekomendację. W maju 2024 r. grupa robocza opublikowała pierwszą pełną wersję zalecenia w sprawie minimalnego rekordu. Byłoby zupełnie inaczej, gdybyśmy nie angażowali naszych interesariuszy od samego początku.
Co poleciłbyś innym, którzy planują wykorzystać Impact Playbook w swoim projekcie?
Zanurz się od razu w Ścieżce Zmian. Okazało się, że jest to bardzo intuicyjne. W połączeniu z definicjami w glosariuszu jest mniej lub bardziej zrozumiały, dzięki czemu można go używać nawet bez wcześniejszej wiedzy lub doświadczenia w tej dziedzinie.
Czy jest jeszcze coś ważnego do powiedzenia?
Uważamy, że zalecenie w sprawie minimalnego rejestru może pomóc instytucjom w przygotowaniu danych na potrzeby wspólnej europejskiej przestrzeni danych dotyczących dziedzictwa kulturowego oraz w stworzeniu podstaw do szkolenia zastosowań sztucznej inteligencji w sposób zgodny z życzeniami muzeów. Jednym z naszych kolejnych kroków będzie zbadanie, w jaki sposób możemy udostępnić rekomendację międzynarodowym specjalistom muzealnym. Niewątpliwie zapoznamy się w tym celu z podręcznikiem Europeany Impact Playbook!
Dowiedz się więcej
Zalecenie dotyczące minimalnego zapisu można znaleźć w języku niemieckim na publicznej wiki Deutsche Digitale Bibliothek i w Zenodo.
Możesz uzyskać dostęp do podręcznika Europeana Impact Playbook i korzystać z niego w swojej pracy, a także dołączyć do społeczności Europeana Impact Community, aby stać się częścią społeczności praktyków zajmujących się oddziaływaniem - od początkujących po ekspertów!
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o pracy opisanej w tym artykule, dołącz do webinarium Impact design w doświadczeniu agregacji, które odbędzie się 16 września!