Pode começar por nos falar sobre o pano de fundo deste trabalho?
No balcão do museu da Deutsche Digitale Bibliothek/Biblioteca Digital Alemã, percebemos que os museus que apoiamos para publicar os seus dados na nossa plataforma estavam a ter muita dificuldade em compreender os nossos requisitos técnicos de metadados. Parecia que estávamos a expressar esses requisitos numa língua que os museus não compreendiam. Queríamos abordar isso ao mesmo tempo em que incentivamos os profissionais do museu a considerar os princípios FAIR e CARE ao preparar suas informações de objeto para publicação online.
Através de conversas informais com representantes das associações de museus dos estados federais na Alemanha, soubemos que eles queriam coordenar melhor o seu trabalho em torno de aconselhar os museus sobre a melhor forma de documentar e publicar as suas coleções online. Decidimos unir forças e desenvolver uma recomendação acessível que ajudaria os museus a aderir aos padrões de documentação relevantes e a tornar seus metadados de objetos adequados para publicação online.
Não queremos reinventar a roda. Em vez disso, decidimos resumir e «traduzir» os requisitos mínimos das normas de metadados pertinentes num folheto em linha compacto e de fácil leitura. Desde a nossa reunião inicial em 2022, foram incluídas no nosso grupo de trabalho mais organizações e iniciativas envolvidas na publicação do património cultural digitalizado.
Por que pensou em usar o Impact Playbook?
Desde o início, queríamos garantir que o nosso «produto» fosse tão amplamente recebido e utilizado quanto possível. Precisávamos de ter a certeza de que entendíamos para quem estávamos a desenvolver a recomendação e quais eram as necessidades dos seus futuros utilizadores. O manual de impacto destina-se precisamente a projetos relacionados com o património cultural digital que colocam as partes interessadas no centro e, por conseguinte, pareceu ser uma fonte de inspiração adequada para planear o trabalho do nosso recém-criado «Grupo de Trabalho para a Recomendação do Registo Mínimo». A primeira fase do manual — centrada na conceção de impacto — pareceu-nos especialmente útil e, muito rapidamente, adotámos alguns dos seus métodos para a nossa própria conceção de impacto.
Como é que o usaste?
Numa das nossas primeiras reuniões virtuais regulares, realizámos um exercício baseado no percurso de mudança. Mais de 15 minutos num documento de colaboração, os membros do nosso grupo de trabalho foram convidados a preencher cada uma das rubricas: Partes interessadas, recursos, atividades, realizações, resultados a curto prazo, resultados a longo prazo e impacto. Numa das reuniões seguintes aperfeiçoámos os resultados e lá tínhamos o nosso plano!
O processo teve a adesão total do grupo de trabalho. No entanto, queríamos ter a certeza de que não perderíamos o rasto do percurso de mudança como uma «bússola», pelo que decidimos criar dois subgrupos. Um centrou-se na «análise» das normas existentes e na elaboração da nossa própria recomendação com base nessas normas, enquanto o outro se dedicava ao «impacto» e à garantia de que definimos quem eram as nossas partes interessadas e as suas necessidades e as concretizámos. O ato de «tocar a base» — voltar ao Caminho de Mudança — ajudou-nos a concentrar os nossos esforços.
Como identificou as necessidades das suas partes interessadas? Como o Impact Playbook o ajudou a fazer isso?
No percurso de mudança, o Tribunal identificou várias categorias de partes interessadas: utilizadores da recomendação (profissionais do museu, consultores de museus); Divulgadores (fornecedores de formação profissional, universidades, associações de museus e conselhos de administração); fornecedores de software responsáveis pela aplicação da recomendação e, por último, os beneficiários de dados de elevada qualidade sobre o património cultural - fornecedores de portais, a comunidade de investigação e o público em geral.
Em seguida, utilizámos o mapa de empatia do manual de impacto para tentar prever quais poderiam ser as necessidades das partes interessadas, mas queríamos realmente ouvir os futuros utilizadores da recomendação, pelo que os envolvemos em várias fases do desenvolvimento da recomendação.
Assim que tivemos o nosso primeiro projeto da nossa «lista de campos de dados», pedimos aos representantes das quatro categorias de partes interessadas que nos dissessem o que pensavam. As suas extensas observações foram tidas em conta na versão beta da recomendação, que o Tribunal publicou em outubro de 2023. Uma vez que percebemos que precisávamos do apoio dos fornecedores de software para que os profissionais dos museus pudessem implementar a recomendação, realizámos entrevistas com vários dos principais fornecedores que trabalham em países de língua alemã. A ideia de realizar estas entrevistas surgiu como parte do exercício Mapa da Empatia e obtivemos muitos comentários úteis.
Além disso, vários dos fornecedores de software com quem falámos concordaram em ajustar a sua função de exportação de dados em conformidade com a recomendação. Mais importante ainda, concordaram que os enumerássemos no nosso folheto em linha, o que significa que os potenciais utilizadores da recomendação podem saber se os seus fornecedores de software já apoiam a recomendação. Em maio de 2024, o grupo de trabalho publicou a primeira versão integral da recomendação relativa ao registo mínimo. Seria muito diferente se não tivéssemos envolvido as nossas partes interessadas desde o início.
O que recomendaria a outras pessoas que planeiem utilizar o Impact Playbook na conceção do seu projeto?
Mergulhe imediatamente no Caminho da Mudança. Descobrimos que era muito intuitivo. Combinado com as definições do glossário, é mais ou menos auto-explicativo, de modo que pode ser usado mesmo sem conhecimento prévio ou experiência nesta área.
Há mais alguma coisa importante a dizer-nos?
Consideramos que a recomendação relativa ao registo mínimo pode ajudar as instituições a preparar os seus dados para o espaço comum europeu de dados sobre o património cultural e a lançar as bases para a formação de aplicações de inteligência artificial de uma forma que respeite os desejos dos museus. Um dos nossos próximos passos será analisar como podemos disponibilizar a recomendação aos profissionais de museus internacionais. Para o efeito, consultaremos, sem dúvida, o «Europeana Impact Playbook» (Guia de Impacto da Europeana).
Mais informações
A recomendação relativa ao registo mínimo pode ser consultada em alemão na wiki pública da Deutsche Digitale Bibliothek e em Zenodo.
Pode aceder e utilizar o Guia de Impacto da Europeana para o seu próprio trabalho e juntar-se à Comunidade de Impacto da Europeana para se tornar parte de uma comunidade de profissionais de impacto - desde principiantes até especialistas!
Se quiser saber mais sobre o trabalho descrito neste artigo, junte-se ao webinar Design de impacto na experiência de agregação, que acontece no dia 16 de setembro!