Môžete začať tým, že nám poviete o pozadí tejto práce?
V múzejnej kancelárii Deutsche Digitale Bibliothek/Nemeckej digitálnej knižnice sme si uvedomili, že pre múzeá, ktoré sme podporovali pri zverejňovaní ich údajov na našej platforme, bolo veľmi ťažké pochopiť naše technické požiadavky na metaúdaje. Zdalo sa, že tieto požiadavky vyjadrujeme v jazyku, ktorému múzeá nerozumejú. Chceli sme to riešiť a zároveň povzbudiť odborníkov z múzeí, aby pri príprave informácií o svojich predmetoch na zverejnenie online zohľadňovali zásady FAIR a CARE.
Prostredníctvom neformálnych rozhovorov so zástupcami múzejných združení spolkových krajín v Nemecku sme sa dozvedeli, že chcú lepšie koordinovať svoju prácu v oblasti poradenstva múzeám o tom, ako najlepšie dokumentovať a publikovať svoje zbierky online. Rozhodli sme sa spojiť sily a vypracovať prístupné odporúčanie, ktoré by múzeám pomohlo dodržiavať príslušné dokumentačné normy a prispôsobiť metaúdaje o ich predmete na zverejnenie online.
Nechceli sme znovu vynájsť koleso. Namiesto toho sme sa rozhodli zhrnúť a „preložiť“ minimálne požiadavky príslušných noriem pre metaúdaje do kompaktného a ľahko čitateľného online podkladového materiálu. Od nášho prvého zasadnutia v roku 2022 sa do našej pracovnej skupiny zapojilo viac organizácií a iniciatív zapojených do uverejňovania digitalizovaného kultúrneho dedičstva.
Prečo ste sa rozhodli používať Impact Playbook?
Od začiatku sme chceli zabezpečiť, aby bol náš „výrobok“ čo najširšie prijímaný a používaný. Potrebovali sme zabezpečiť, aby sme pochopili, pre koho vyvíjame odporúčanie a aké sú potreby jeho budúcich používateľov. Kniha o vplyve je zameraná práve na projekty súvisiace s digitálnym kultúrnym dedičstvom, ktoré stavajú zainteresované strany do centra pozornosti, a preto sa zdala vhodným zdrojom inšpirácie pre plánovanie práce našej novovytvorenej pracovnej skupiny pre odporúčania týkajúce sa minimálneho záznamu. Prvá fáza príručky, ktorá sa zameriava na dizajn vplyvu, sa zdala obzvlášť užitočná a veľmi rýchlo sme prijali niektoré z jej metód pre náš vlastný dizajn vplyvu.
Ako ste ho použili?
Na jednom z našich prvých pravidelných virtuálnych stretnutí sme vykonali cvičenie založené na ceste zmeny. Počas 15 minút v spoločnom dokumente boli členovia našej pracovnej skupiny vyzvaní, aby vyplnili každý z týchto okruhov: Zainteresované strany, zdroje, činnosti, výstupy, krátkodobé výsledky, dlhodobé výsledky a vplyv. Na jednom z nasledujúcich stretnutí sme doladili výsledky a tam sme mali náš plán!
Tento proces mal plnú podporu pracovnej skupiny. Chceli sme však zabezpečiť, aby sme nestratili prehľad o ceste zmeny ako „kompase“, a preto sme sa rozhodli zriadiť dve podskupiny. Jedna sa zamerala na „analýzu“ existujúcich noriem a vypracovanie nášho vlastného odporúčania založeného na týchto normách, zatiaľ čo druhá sa venovala „vplyvu“ a zabezpečeniu toho, aby sme vymedzili, kto sú naše zainteresované strany a aké sú ich potreby. Akt „dotykovej základne“ – návrat k ceste zmeny – nám pomohol zamerať naše úsilie.
Ako ste identifikovali potreby vašich zainteresovaných strán? Ako vám v tom pomohol Impact Playbook?
V rámci cesty zmeny sme identifikovali niekoľko kategórií zainteresovaných strán: používatelia odporúčania (odborníci v múzeách, konzultanti v múzeách); distribútori (poskytovatelia odbornej prípravy, akademická obec, múzejné združenia a rady); poskytovatelia softvéru zodpovední za vykonávanie odporúčania a napokon príjemcovia vysokokvalitných údajov o kultúrnom dedičstve – poskytovatelia portálov, výskumná obec a široká verejnosť.
Potom sme použili mapu empatie z príručky o vplyve, aby sme sa pokúsili predstaviť, aké by mohli byť potreby zainteresovaných strán, ale naozaj sme chceli počuť od budúcich používateľov odporúčania, takže sme ich zapojili do viacerých fáz vývoja odporúčania.
Hneď ako sme dostali prvý návrh nášho „zoznamu dátových polí“, požiadali sme zástupcov všetkých štyroch kategórií zainteresovaných strán, aby nám povedali, čo si myslia. Ich rozsiahla spätná väzba bola zapracovaná do beta verzie odporúčania, ktorú sme uverejnili v októbri 2023. Keďže sme si uvedomili, že ak majú odborníci z múzeí realizovať odporúčanie, potrebujeme podporu poskytovateľov softvéru, uskutočnili sme rozhovory s viacerými poprednými poskytovateľmi pracujúcimi v nemecky hovoriacich krajinách. Myšlienka usporiadať tieto rozhovory skutočne prišla ako súčasť cvičenia Empathy Map a získali sme veľa užitočnej spätnej väzby.
Okrem toho niekoľko poskytovateľov softvéru, s ktorými sme hovorili, súhlasilo s úpravou svojej funkcie exportu údajov v súlade s odporúčaním. Dôležité je, že súhlasili s tým, aby sme ich uviedli v našom online podklade, čo znamená, že potenciálni používatelia odporúčania môžu zistiť, či ich poskytovatelia softvéru už podporujú odporúčanie. V máji 2024 pracovná skupina uverejnila prvú úplnú verziu odporúčania o minimálnom zázname. Bolo by to veľmi odlišné, keby sme od začiatku nezapájali naše zainteresované strany.
Čo by ste odporučili ostatným, ktorí plánujú používať príručku Impact Playbook vo svojom návrhu projektu?
Okamžite sa ponorte do cesty zmeny. Zistili sme, že je to veľmi intuitívne. V kombinácii s definíciami v slovníku je viac-menej samozrejmý, takže ho možno použiť aj bez predchádzajúcich znalostí alebo skúseností v tejto oblasti.
Je ešte niečo, čo je dôležité povedať?
Domnievame sa, že odporúčanie o minimálnom zázname môže inštitúciám pomôcť pripraviť ich údaje pre spoločný európsky dátový priestor pre kultúrne dedičstvo a položiť základy pre odbornú prípravu aplikácií umelej inteligencie spôsobom, ktorý rešpektuje želania múzeí. Jedným z našich ďalších krokov bude preskúmať, ako môžeme sprístupniť odporúčanie medzinárodným odborníkom z múzeí. Niet pochýb o tom, že v tejto súvislosti si preštudujeme príručku Europeana Impact Playbook!
Ďalšie informácie
Odporúčanie o minimálnom zázname možno nájsť v nemčine na verejnej wiki Deutsche Digitale Bibliothek a Zenodo.
K príručke Europeana Impact Playbook máte prístup a môžete ju používať pre svoju vlastnú prácu. Pripojte sa k komunite Europeana Impact Community a staňte sa súčasťou komunity odborníkov v oblasti vplyvu - od začiatočníkov až po odborníkov!
Ak sa chcete dozvedieť viac o práci popísanej v tomto článku, pripojte sa k návrhu webinára Impact v zážitku z agregácie, ktorý sa uskutoční 16. septembra!