Pouvez-vous commencer par nous parler du contexte de ce travail?
Au bureau du musée de la Deutsche Digitale Bibliothek / Bibliothèque numérique allemande, nous avons réalisé que les musées que nous soutenions pour publier leurs données sur notre plate-forme avaient beaucoup de mal à comprendre nos exigences techniques en matière de métadonnées. Il semblait que nous exprimions ces exigences dans une langue que les musées ne comprenaient pas. Nous voulions aborder cette question tout en encourageant les professionnels des musées à tenir compte des principes FAIR et CARE lors de la préparation des informations sur leurs objets en vue de leur publication en ligne.
Grâce à des conversations informelles avec des représentants des associations de musées des États fédéraux en Allemagne, nous avons appris qu'ils souhaitaient mieux coordonner leur travail en conseillant les musées sur la meilleure façon de documenter et de publier leurs collections en ligne. Nous avons décidé d'unir nos forces et d'élaborer une recommandation accessible qui aiderait les musées à adhérer aux normes de documentation pertinentes et à adapter leurs métadonnées aux fins de publication en ligne.
Nous ne voulions pas réinventer la roue. Au lieu de cela, nous avons entrepris de résumer et de «traduire» les exigences minimales des normes de métadonnées pertinentes dans un document en ligne compact et facile à lire. Depuis notre première réunion en 2022, de plus en plus d’organisations et d’initiatives impliquées dans la publication du patrimoine culturel numérisé ont rejoint notre groupe de travail.
Pourquoi avez-vous pensé à utiliser l'Impact Playbook?
Dès le début, nous voulions nous assurer que notre «produit» serait aussi largement reçu et utilisé que possible. Nous devions nous assurer que nous comprenions pour qui nous élaborions la recommandation et quels étaient les besoins de ses futurs utilisateurs. L’Impact Playbook s’adresse précisément à des projets liés au patrimoine culturel numérique qui placent les parties prenantes au centre de leurs préoccupations, de sorte qu’il semblait être une source d’inspiration appropriée pour planifier les travaux de notre nouveau «groupe de travail sur la recommandation relative aux dossiers minimaux». La première phase du Playbook, qui met l’accent sur la conception d’impacts, nous a semblé particulièrement utile et nous avons très rapidement adopté certaines de ses méthodes pour notre propre conception d’impacts.
Comment l'avez-vous utilisé?
Lors de l’une de nos premières réunions virtuelles régulières, nous avons effectué un exercice fondé sur le parcours du changement. Plus de 15 minutes dans un document collaboratif, les membres de notre groupe de travail ont été invités à remplir chacune des rubriques: Intervenants, ressources, activités, extrants, résultats à court terme, résultats à long terme et répercussions. Lors de l'une des réunions suivantes, nous avons affiné les résultats et là, nous avions notre plan!
Le groupe de travail a pleinement souscrit à ce processus. Pourtant, nous voulions nous assurer que nous ne perdrions pas de vue la voie du changement en tant que «boussole» et nous avons donc décidé de mettre en place deux sous-groupes. L’une portait sur l’«analyse» des normes existantes et l’élaboration de notre propre recommandation sur la base de ces normes, tandis que l’autre était consacrée à l’«impact» et au fait de veiller à définir qui étaient nos parties prenantes et leurs besoins et à y répondre. L’acte de «toucher la base» - en remontant à la voie du changement - nous a aidés à concentrer nos efforts.
Comment avez-vous identifié les besoins de vos parties prenantes? Comment l'Impact Playbook vous a-t-il aidé à faire cela?
Dans la voie du changement, nous avons identifié plusieurs catégories d'intervenants: utilisateurs de la recommandation (professionnels des musées, consultants des musées); diffuseurs (fournisseurs de formation professionnelle, universités, associations muséales et conseils d'administration); les fournisseurs de logiciels chargés de mettre en œuvre la recommandation et, enfin, les bénéficiaires de données de haute qualité sur le patrimoine culturel - les fournisseurs de portails, la communauté des chercheurs et le grand public.
Nous avons ensuite utilisé la carte de l’empathie tirée du manuel d’impact pour tenter d’envisager les besoins éventuels des parties prenantes, mais nous voulions vraiment entendre les futurs utilisateurs de la recommandation, de sorte que nous les avons impliqués à plusieurs étapes de l’élaboration de la recommandation.
Dès que nous avons eu notre première version de notre «liste de champs de données», nous avons demandé aux représentants des quatre catégories de parties prenantes de nous dire ce qu’ils en pensaient. Leurs nombreux retours d’information ont été intégrés dans la version bêta de la recommandation, que nous avons publiée en octobre 2023. Comme nous avons réalisé que nous avions besoin du soutien des fournisseurs de logiciels pour que les professionnels des musées puissent mettre en œuvre la recommandation, nous avons mené des entretiens avec un certain nombre de fournisseurs de premier plan travaillant dans les pays germanophones. L'idée de tenir ces entrevues est en fait apparue dans le cadre de l'exercice Empathy Map et nous avons recueilli beaucoup de commentaires utiles.
En outre, plusieurs des fournisseurs de logiciels avec lesquels nous avons parlé ont accepté d'ajuster leur fonction d'exportation de données conformément à la recommandation. Il est important de noter qu'ils ont accepté que nous les listions dans notre document en ligne, ce qui signifie que les utilisateurs potentiels de la recommandation peuvent savoir si leurs fournisseurs de logiciels soutiennent déjà la recommandation. En mai 2024, le groupe de travail a publié la première version complète de la recommandation relative au relevé minimal. Cela aurait l'air très différent si nous n'avions pas engagé nos parties prenantes dès le début.
Que recommanderiez-vous à d'autres personnes qui envisagent d'utiliser l'Impact Playbook dans la conception de leur projet?
Plongez tout de suite dans le chemin du changement. Nous l'avons trouvé très intuitif. Combiné aux définitions du glossaire, il est plus ou moins explicite, de sorte qu'il peut être utilisé même sans connaissances ou expérience préalables dans ce domaine.
Y a-t-il autre chose d’important à nous dire?
Nous pensons que la recommandation relative au registre minimal peut aider les institutions à préparer leurs données pour l’espace européen commun des données relatives au patrimoine culturel et à jeter les bases de la formation aux applications de l’intelligence artificielle d’une manière qui respecte les souhaits des musées. L'une de nos prochaines étapes consistera à examiner comment nous pouvons mettre la recommandation à la disposition des professionnels internationaux des musées. Nul doute que nous consulterons le Europeana Impact Playbook pour cela!
En savoir plus
La recommandation relative au registre minimal peut être consultée en allemand sur le wiki public de la Deutsche Digitale Bibliothek et sur Zenodo.
Vous pouvez accéder et utiliser le Europeana Impact Playbook pour votre propre travail, et rejoindre la communauté Europeana Impact pour faire partie d'une communauté de praticiens de l'impact - des débutants aux experts!
Si vous souhaitez en savoir plus sur le travail décrit dans cet article, rejoignez le webinaire Impact design dans l'expérience d'agrégation, qui aura lieu le 16 septembre!