Elmondaná nekünk a munka hátterét?
A Deutsche Digitale Bibliothek / Német Digitális Könyvtár múzeumi pultjánál rájöttünk, hogy azok a múzeumok, amelyeket támogatunk adataik platformunkon történő közzétételében, nagyon nehezen értik meg technikai metaadat-követelményeinket. Úgy tűnt, hogy ezeket a követelményeket olyan nyelven fejezzük ki, amelyet a múzeumok nem értenek. Ezzel akartunk foglalkozni, miközben arra is ösztönöztük a múzeumi szakembereket, hogy vegyék figyelembe a FAIR és CARE elveket, amikor tárgyinformációikat online közzétételre készítik elő.
A német szövetségi államok múzeumi szövetségeinek képviselőivel folytatott informális beszélgetések során megtudtuk, hogy jobban össze akarják hangolni munkájukat a múzeumok számára a gyűjteményeik online dokumentálásának és közzétételének legjobb módjával kapcsolatban. Úgy döntöttünk, hogy egyesítjük erőinket, és kidolgozunk egy hozzáférhető ajánlást, amely segítené a múzeumokat a vonatkozó dokumentációs szabványok betartásában és abban, hogy tárgyi metaadataikat online közzétételre alkalmassá tegyék.
Nem akartuk újra feltalálni a kereket. Ehelyett egy kompakt és könnyen olvasható online tájékoztatóban foglaljuk össze és „fordítjuk le” a vonatkozó metaadat-szabványok minimumkövetelményeit. A 2022. évi első ülésünk óta több, a digitalizált kulturális örökség közzétételében részt vevő szervezet és kezdeményezés vett részt munkacsoportunkban.
Miért gondoltál az Impact Playbook használatára?
Kezdettől fogva biztosítani akartuk, hogy „termékünket” a lehető legszélesebb körben fogadják és használják. Gondoskodnunk kellett arról, hogy megértsük, kinek dolgozzuk ki az ajánlást, és mik a jövőbeli felhasználók igényei. Az Impact Playbook pontosan azokra a digitális kulturális örökséggel kapcsolatos projektekre irányul, amelyek az érdekelt feleket helyezik a középpontba, ezért megfelelő inspirációs forrásnak tűnt az újonnan létrehozott „Minimum Record Recommendation Working Group” munkájának megtervezéséhez. A kézikönyv első szakasza – amely a hatástervezésre összpontosít – különösen hasznosnak tűnt, és nagyon gyorsan átvettünk néhány módszert saját hatástervezésünkhöz.
Hogyan használta?
Az egyik első rendszeres virtuális találkozónkon a változási pályán alapuló gyakorlatot végeztünk. Munkacsoportunk tagjait egy közös dokumentumban 15 percen keresztül arra kértük, hogy töltsék ki az alábbi címsorokat: Érdekelt felek, erőforrások, tevékenységek, eredmények, rövid távú eredmények, hosszú távú eredmények és hatások. Az egyik későbbi találkozón finomítottuk az eredményeket, és ott volt a tervünk!
A folyamatba teljes mértékben bevonták a munkacsoportot. Biztosítani akartuk azonban, hogy ne veszítsük szem elől a változási pályát mint „iránytűt”, ezért úgy döntöttünk, hogy két alcsoportot hozunk létre. Az egyik a meglévő szabványok „elemzésére” és az e szabványokon alapuló saját ajánlásunk kidolgozására összpontosított, míg a másik a „hatás” kérdésével foglalkozott, és gondoskodott arról, hogy meghatározzuk érdekelt feleink és szükségleteik kilétét és azok teljesítését. Az „érintőbázis” – a változási pályára való visszatérés – segített abban, hogy erőfeszítéseinket összpontosítsuk.
Hogyan határozta meg az érdekelt felek igényeit? Hogyan segített ebben az Impact Playbook?
A változási pályán az érdekelt felek több kategóriáját azonosítottuk: az ajánlás felhasználói (múzeumi szakemberek, múzeumi tanácsadók); terjesztők (szakképzést nyújtók, tudományos körök, múzeumi egyesületek és testületek); az ajánlás végrehajtásáért felelős szoftverszolgáltatók, és végül a kulturális örökséggel kapcsolatos jó minőségű adatok kedvezményezettjei, a portálszolgáltatók, a kutatói közösség és a nagyközönség.
Ezt követően az Impact Playbook Empathy térképét használtuk fel arra, hogy megpróbáljuk elképzelni, milyenek lehetnek az érdekelt felek igényei, de nagyon szerettünk volna hallani az ajánlás jövőbeli felhasználóiról, ezért bevontuk őket az ajánlás kidolgozásának több szakaszába.
Amint elkészült az „adatmezők listájának” első tervezete, felkértük az érdekelt felek mind a négy kategóriájának képviselőit, hogy mondják el, mit gondolnak. Kiterjedt visszajelzéseiket beépítettük az ajánlás béta verziójába, amelyet 2023 októberében tettünk közzé. Mivel felismertük, hogy szükségünk van a szoftverszolgáltatók támogatására ahhoz, hogy a múzeumi szakemberek végre tudják hajtani az ajánlást, interjúkat készítettünk számos német nyelvű országban dolgozó vezető szolgáltatóval. Az ötlet, hogy ezeket az interjúkat megtartsuk, valójában az Empathy Map gyakorlat részeként merült fel, és sok hasznos visszajelzést gyűjtöttünk.
Ezenkívül több szoftverszolgáltató, akikkel beszéltünk, beleegyezett abba, hogy az ajánlásnak megfelelően módosítják adatexportálási funkciójukat. Fontos, hogy beleegyeztek abba, hogy felsoroljuk őket az online tájékoztatónkban, ami azt jelenti, hogy az ajánlás potenciális felhasználói megtudhatják, hogy szoftverszolgáltatóik már támogatják-e az ajánlást. 2024 májusában a munkacsoport közzétette a minimumrekordra vonatkozó ajánlás első teljes változatát. Nagyon másképp nézne ki, ha nem vonnánk be az érdekelt feleket a kezdetektől fogva.
Mit javasolna azoknak, akik az Impact Playbookot tervezik használni a projekttervükben?
Merülj el azonnal a Változási Ösvényen. Nagyon intuitívnak találtuk. A glosszáriumban szereplő meghatározásokkal együtt többé-kevésbé magától értetődő, így az e területen szerzett előzetes ismeretek vagy tapasztalatok nélkül is használható.
Van még valami, amit fontos lenne elmondani?
Úgy véljük, hogy a minimális nyilvántartásra vonatkozó ajánlás segítheti az intézményeket abban, hogy adataikat előkészítsék a kulturális örökség közös európai adatterére, és a múzeumok kívánságait tiszteletben tartó módon lefektessék a mesterségesintelligencia-alkalmazások képzésének alapjait. Az egyik következő lépésünk az lesz, hogy megvizsgáljuk, hogyan tudjuk az ajánlást elérhetővé tenni a nemzetközi múzeumi szakemberek számára. Ehhez kétségkívül tanulmányozni fogjuk az Europeana Impact Playbookot!
Tudjon meg többet
A minimális nyilvántartásra vonatkozó ajánlás német nyelven megtalálható a Deutsche Digitale Bibliothek nyilvános wikijén és a Zenodón.
Elérheti és használhatja az Europeana Impact kézikönyvet saját munkájához, és csatlakozhat az Europeana Impact közösséghez, hogy részese legyen a hatásgyakorlók közösségének - a kezdőktől a szakértőkig!
Ha többet szeretne megtudni a cikkben leírt munkáról, csatlakozzon az Impact webináriumhoz az aggregációs élményben, amely szeptember 16-án kerül megrendezésre!