Kun je beginnen met ons te vertellen over de achtergrond van dit werk?
Aan de museumbalie van de Deutsche Digitale Bibliothek / Duitse Digitale Bibliotheek realiseerden we ons dat de musea die we ondersteunden om hun gegevens op ons platform te publiceren, het erg moeilijk vonden om onze technische metadatavereisten te begrijpen. Het leek erop dat we deze eisen uitdrukten in een taal die musea niet begrepen. We wilden dit aanpakken en tegelijkertijd museumprofessionals aanmoedigen om de FAIR- en CARE-principes te overwegen bij het voorbereiden van hun objectinformatie voor online publicatie.
Via informele gesprekken met vertegenwoordigers van de museumverenigingen van de deelstaten in Duitsland leerden we dat ze hun werk beter wilden coördineren rond het adviseren van musea over hoe ze hun collecties het beste online konden documenteren en publiceren. We besloten onze krachten te bundelen en een toegankelijke aanbeveling te ontwikkelen die musea zou helpen zich te houden aan relevante documentatienormen en hun objectmetagegevens geschikt te maken voor online publicatie.
We wilden het wiel niet opnieuw uitvinden. In plaats daarvan hebben we de minimumvereisten van relevante metadatanormen samengevat en “vertaald” in een compacte en gemakkelijk te lezen online-hand-out. Sinds onze eerste bijeenkomst in 2022 zijn er meer organisaties en initiatieven betrokken bij de publicatie van gedigitaliseerd cultureel erfgoed aan boord gekomen van onze werkgroep.
Waarom heb je het Impact Playbook gebruikt?
Vanaf het begin wilden we ervoor zorgen dat ons “product” zo breed mogelijk zou worden ontvangen en gebruikt. We moesten ervoor zorgen dat we begrepen voor wie we de aanbeveling ontwikkelden en wat de behoeften van de toekomstige gebruikers waren. Het Impact Playbook is juist gericht op projecten die te maken hebben met digitaal cultureel erfgoed waarbij de belanghebbende centraal staat en leek dus een passende inspiratiebron voor het plannen van het werk van onze nieuw opgerichte “Minimum Record Recommendation Working Group”. Fase één van het Playbook – dat zich richt op Impact Design – leek bijzonder nuttig, en we hebben zeer snel een aantal van de methoden ervan voor ons eigen impactontwerp aangenomen.
Hoe heb je het gebruikt?
In een van onze eerste regelmatige virtuele bijeenkomsten hebben we een oefening gedaan op basis van de Change Pathway. In een samenwerkingsdocument van meer dan 15 minuten werden de leden van onze werkgroep gevraagd elk van de rubrieken in te vullen: Belanghebbenden, middelen, activiteiten, outputs, resultaten op korte termijn, resultaten op lange termijn en impact. In een van de volgende bijeenkomsten hebben we de resultaten verfijnd en daar hadden we onze blauwdruk!
Het proces had de volledige buy-in van de werkgroep. Toch wilden we ervoor zorgen dat we de Change Pathway niet uit het oog zouden verliezen als een “kompas” en daarom besloten we twee subgroepen op te richten. De ene was gericht op de “analyse” van bestaande normen en de ontwikkeling van onze eigen aanbeveling op basis van deze normen, terwijl de andere gericht was op “impact” en ervoor zorgde dat we bepaalden wie onze belanghebbenden en hun behoeften waren en aan die behoeften voldeden. De daad van “aanrakingsbasis” — teruggaand naar het veranderingstraject — heeft ons geholpen onze inspanningen te concentreren.
Hoe heeft u de behoeften van uw belanghebbenden in kaart gebracht? Hoe heeft het Impact Playbook je daarbij geholpen?
In het Change Pathway hebben we verschillende categorieën belanghebbenden geïdentificeerd: gebruikers van de aanbeveling (museumprofessionals, museumadviseurs); verspreiders (aanbieders van beroepsopleidingen, universiteiten, museale verenigingen en besturen); softwareleveranciers die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van de aanbeveling, en ten slotte de begunstigden van hoogwaardige gegevens over cultureel erfgoed - portaalaanbieders, de onderzoeksgemeenschap en het grote publiek.
Vervolgens hebben we de empathiekaart uit het Impact Playbook gebruikt om na te gaan wat de behoeften van belanghebbenden zouden kunnen zijn, maar we wilden echt iets horen van de toekomstige gebruikers van de aanbeveling, dus hebben we hen betrokken bij verschillende stadia van de ontwikkeling van de aanbeveling.
Zodra we ons eerste ontwerp van onze “lijst van gegevensvelden” hadden, vroegen we vertegenwoordigers van alle vier de categorieën belanghebbenden om ons te vertellen wat zij dachten. Hun uitgebreide feedback werd verwerkt in de bètaversie van de aanbeveling, die we in oktober 2023 hebben gepubliceerd. Omdat we ons realiseerden dat we de steun van de softwareleveranciers nodig hadden om museumprofessionals in staat te stellen de aanbeveling uit te voeren, hebben we interviews afgenomen met een aantal toonaangevende aanbieders die in Duitstalige landen werken. Het idee om deze interviews te houden kwam eigenlijk naar voren als onderdeel van de Empathy Map-oefening en we hebben veel nuttige feedback verzameld.
Bovendien stemden verschillende van de softwareleveranciers waarmee we spraken ermee in om hun data-exportfunctie aan te passen in overeenstemming met de aanbeveling. Belangrijk is dat ze ermee hebben ingestemd dat we ze in onze online hand-out vermelden, wat betekent dat potentiële gebruikers van de aanbeveling kunnen achterhalen of hun softwareproviders de aanbeveling al ondersteunen. In mei 2024 publiceerde de werkgroep de eerste volledige versie van de aanbeveling inzake het minimumregister. Het zou er heel anders uitzien als we onze belanghebbenden niet vanaf het begin hadden betrokken.
Wat zou u anderen aanbevelen die van plan zijn om het Impact Playbook in hun projectontwerp te gebruiken?
Duik meteen in de Change Pathway. We vonden het heel intuïtief. Gecombineerd met de definities in de woordenlijst spreekt het min of meer voor zich, zodat het ook zonder voorkennis of ervaring op dit gebied kan worden gebruikt.
Is er nog iets belangrijks om ons te vertellen?
Wij zijn van mening dat de aanbeveling inzake het minimumregister instellingen kan helpen hun gegevens voor te bereiden op de gemeenschappelijke Europese gegevensruimte voor cultureel erfgoed en de basis kan leggen voor de opleiding van toepassingen op het gebied van artificiële intelligentie op een manier die de wensen van musea eerbiedigt. Een van onze volgende stappen is kijken hoe we de aanbeveling beschikbaar kunnen maken voor internationale museumprofessionals. Hiervoor zullen we ongetwijfeld het Europeana Impact Playbook raadplegen!
Meer informatie
De aanbeveling inzake minimumregistratie is in het Duits te vinden op de openbare wiki en Zenodo van de Deutsche Digitale Bibliothek.
U kunt het Europeana Impact Playbook openen en gebruiken voor uw eigen werk en lid worden van de Europeana Impact Community om deel uit te maken van een gemeenschap van impactbeoefenaars - van beginners tot experts!
Als u meer wilt horen over het werk dat in dit artikel wordt beschreven, neem dan deel aan het webinar Impact design in de aggregatie-ervaring, die plaatsvindt op 16 september!