Kas te võiksite alustuseks rääkida meile selle töö taustast?
Deutsche Digitale Bibliotheki / Saksa digitaalraamatukogu muuseumilauas mõistsime, et muuseumidel, keda toetasime oma andmete avaldamisel meie platvormil, oli väga raske mõista meie tehnilisi metaandmete nõudeid. Tundus, et me väljendasime neid nõudmisi keeles, millest muuseumid aru ei saanud. Tahtsime sellega tegeleda, julgustades samal ajal muuseumitöötajaid kaaluma FAIR- ja CARE-põhimõtteid, kui nad valmistavad oma objektiteavet ette veebis avaldamiseks.
Saksamaa liidumaade muuseumiliitude esindajatega peetud mitteametlike vestluste käigus saime teada, et nad soovivad paremini koordineerida oma tööd muuseumide nõustamisel selle kohta, kuidas oma kogusid kõige paremini dokumenteerida ja veebis avaldada. Otsustasime ühendada jõud ja töötada välja juurdepääsetava soovituse, mis aitaks muuseumidel järgida asjakohaseid dokumendistandardeid ja muuta nende objektide metaandmed veebis avaldamiseks sobivaks.
Me ei tahtnud ratast uuesti leiutada. Selle asemel teeme asjaomaste metaandmete standardite miinimumnõuetest kokkuvõtte ja tõlgime need kompaktsesse ja kergesti loetavasse veebipõhisesse jaotusmaterjali. Alates meie esimesest koosolekust 2022. aastal on meie töörühma kaasatud rohkem organisatsioone ja algatusi, mis on seotud digiteeritud kultuuripärandi avaldamisega.
Miks sa mõtlesid kasutada Impact Playbook?
Algusest peale soovisime tagada, et meie „toodet“ võetaks võimalikult laialdaselt vastu ja kasutataks. Me pidime veenduma, et mõistame, kellele me soovituse välja töötame ja millised on selle tulevaste kasutajate vajadused. Mõjukäsiraamat on suunatud just digitaalse kultuuripärandiga seotud projektidele, mille keskmes on sidusrühmad, ning seega tundus see sobiv inspiratsiooniallikas selle kohta, kuidas kavandada meie äsja loodud miinimumandmeid käsitleva soovituse töörühma tööd. Eriti kasulik tundus olevat käsiraamatu esimene etapp, mis keskendub mõju kujundamisele, ning me võtsime väga kiiresti vastu mõned selle meetodid oma mõju kujundamiseks.
Kuidas sa seda kasutasid?
Ühel meie esimestest korrapärastest virtuaalsetest kohtumistest tegime harjutuse, mis põhines „Muutusteel“. Üle 15 minuti kestnud koostöödokumendis paluti meie töörühma liikmetel täita kõik pealkirjad: Sidusrühmad, ressursid, tegevused, väljundid, lühiajalised tulemused, pikaajalised tulemused ja mõju. Ühel järgnevatest kohtumistest täpsustasime tulemusi ja seal oli meie plaan!
Protsessi toetas täielikult töörühm. Siiski tahtsime tagada, et me ei kaotaks „kompassina“ silmist muutuste teed, ning seega otsustasime luua kaks allrühma. Üks keskendus olemasolevate standardite analüüsile ja nendel standarditel põhineva soovituse väljatöötamisele, teine keskendus mõjule ja selle tagamisele, et määrasime kindlaks, kes on meie sidusrühmad ja nende vajadused ning kuidas neid täidetakse. „Põhibaasi puudutamine“ – tagasipöördumine muutuste tee juurde – aitas meil oma jõupingutusi keskendada.
Kuidas määratlesite oma sidusrühmade vajadused? Kuidas Impact Playbook aitas teil seda teha?
Muutuste kavas tegime kindlaks mitu sidusrühmade kategooriat: soovituse kasutajad (muuseumitöötajad, muuseumikonsultandid); levitajad (kutsekoolituse pakkujad, akadeemilised ringkonnad, muuseumiliidud ja -nõukogud); soovituse rakendamise eest vastutavad tarkvara pakkujad ning kvaliteetsete kultuuripärandi andmete saajad – portaalide pakkujad, teadusringkonnad ja üldsus.
Seejärel kasutasime mõjukäsiraamatu empaatiakaarti, et püüda ette kujutada, millised võivad olla sidusrühmade vajadused, kuid soovisime tõesti kuulda soovituse tulevastelt kasutajatelt, nii et kaasasime nad soovituse väljatöötamise mitmesse etappi.
Niipea kui meil oli andmeväljade loetelu esimene kavand, palusime kõigi nelja sidusrühmade kategooria esindajatel meile öelda, mida nad arvavad. Nende ulatuslikku tagasisidet kasutati soovituse beetaversioonis, mille avaldasime 2023. aasta oktoobris. Kuna saime aru, et kui muuseumitöötajad saavad soovitust rakendada, vajame tarkvarapakkujate tuge, viisime läbi intervjuud mitmete saksa keelt kõnelevates riikides töötavate juhtivate teenusepakkujatega. Idee neid intervjuusid korraldada tekkis tegelikult empaatiakaardi harjutuse osana ja me saime palju kasulikku tagasisidet.
Lisaks nõustusid mitmed tarkvara pakkujad, kellega me rääkisime, kohandama oma andmete ekspordi funktsiooni vastavalt soovitusele. Oluline on see, et nad leppisid kokku, et me loetleme need oma veebipõhises jaotusmaterjalis, mis tähendab, et soovituse potentsiaalsed kasutajad saavad teada, kas nende tarkvara pakkujad juba toetavad soovitust. 2024. aasta mais avaldas töörühm miinimumandmeid käsitleva soovituse esimese täisversiooni. See oleks väga erinev, kui me ei oleks algusest peale oma sidusrühmi kaasanud.
Mida soovitaksite teistele, kes kavatsevad projekti kavandamisel kasutada Impact Playbooki?
Sukeldu kohe muutuste teele. Me leidsime, et see on väga intuitiivne. Koos sõnastiku määratlustega on see enam-vähem iseenesestmõistetav, nii et seda saab kasutada ka ilma varasemate teadmiste või kogemusteta selles valdkonnas.
Kas on veel midagi olulist, mida meile öelda?
Usume, et miinimumandmete soovitus võib aidata asutustel valmistada oma andmeid ette kultuuripärandi ühise Euroopa andmeruumi jaoks ja panna aluse tehisintellekti rakenduste koolitamisele viisil, mis austab muuseumide soove. Üks meie järgmistest sammudest on uurida, kuidas saaksime teha soovituse kättesaadavaks rahvusvaheliste muuseumide spetsialistidele. Kahtlemata tutvume selleks Europeana Impact Playbookiga!
Uuri lähemalt
Minimaalne dokumendisoovitus on saksa keeles kättesaadav Deutsche Digitale Bibliotheki avalikus vikis ja Zenodos.
Europeana mõjukäsiraamatule pääsete ligi ja seda saate kasutada oma töös ning liituda Europeana mõjukogukonnaga, et saada osaks mõjuala töötajate kogukonnast - alates algajatest kuni ekspertideni!
Kui soovite selles artiklis kirjeldatud töö kohta rohkem teada saada, liituge 16. septembril toimuva veebiseminariga Impact design!