Nam lahko najprej poveš o ozadju tega dela?
Na muzejski mizi Deutsche Digitale Bibliothek / Nemške digitalne knjižnice smo ugotovili, da muzeji, ki smo jih podpirali pri objavi svojih podatkov na naši platformi, zelo težko razumejo naše tehnične zahteve glede metapodatkov. Zdelo se je, da smo te zahteve izražali v jeziku, ki ga muzeji niso razumeli. To smo želeli obravnavati, hkrati pa spodbujati muzejske strokovnjake, da pri pripravi informacij o predmetu za spletno objavo upoštevajo načela FAIR in CARE.
V neformalnih pogovorih s predstavniki muzejskih združenj zveznih dežel v Nemčiji smo izvedeli, da želijo bolje usklajevati svoje delo pri svetovanju muzejem o tem, kako najbolje dokumentirati in objaviti svoje zbirke na spletu. Odločili smo se združiti moči in razviti dostopno priporočilo, ki bi muzejem pomagalo pri izpolnjevanju ustreznih dokumentacijskih standardov in pripravi metapodatkov o predmetih, primernih za spletno objavo.
Nismo želeli na novo izumiti kolesa. Namesto tega smo se odločili, da bomo povzeli in „prevedli“ minimalne zahteve ustreznih standardov za metapodatke v strnjen in lahko berljiv spletni izroček. Od našega prvega srečanja leta 2022 se je v našo delovno skupino vključilo več organizacij in pobud, vključenih v objavo digitalizirane kulturne dediščine.
Zakaj ste razmišljali o uporabi programa Impact Playbook?
Že od začetka smo želeli zagotoviti, da bo naš „izdelek“ čim širše sprejet in uporabljen. Poskrbeti smo morali, da smo razumeli, za koga razvijamo priporočilo in kakšne so potrebe njegovih prihodnjih uporabnikov. Priročnik o vplivu je namenjen prav projektom, povezanim z digitalno kulturno dediščino, ki v središče postavljajo deležnike, zato se je zdel primeren vir navdiha za načrtovanje dela naše novoustanovljene delovne skupine za priporočila o minimalni evidenci. Prva faza priročnika Playbook, ki se osredotoča na oblikovanje učinka, se je zdela še posebej koristna in zelo hitro smo sprejeli nekatere njegove metode za oblikovanje učinka.
Kako si ga uporabil?
Na enem od naših prvih rednih virtualnih srečanj smo izvedli vajo na podlagi načrta za spremembe. Člani naše delovne skupine so bili v skupnem dokumentu, ki je trajal več kot 15 minut, pozvani, naj izpolnijo vsak naslov: Deležniki, viri, dejavnosti, rezultati, kratkoročni rezultati, dolgoročni rezultati in učinek. Na enem od naslednjih srečanj smo izpopolnili rezultate in tam smo imeli svoj načrt!
Delovna skupina je v celoti podprla postopek. Vendar smo želeli zagotoviti, da ne bi izgubili sledu o poti sprememb kot kompasu, zato smo se odločili ustanoviti dve podskupini. Ena se je osredotočila na „analizo“ obstoječih standardov in razvoj lastnega priporočila na podlagi teh standardov, druga pa je bila namenjena „učinku“ in zagotavljanju, da smo opredelili, kdo so naši deležniki in njihove potrebe, ter jih izpolnili. Dejanje „osnove dotikanja“ – vrnitev na pot sprememb – nam je pomagalo usmeriti naša prizadevanja.
Kako ste opredelili potrebe svojih deležnikov? Kako vam je pri tem pomagal Impact Playbook?
Sodišče je v okviru načrta za spremembe opredelilo več kategorij deležnikov: uporabniki priporočila (muzejski strokovnjaki, muzejski svetovalci); diseminatorji (ponudniki strokovnega usposabljanja, akademski krogi, muzejska združenja in odbori); ponudniki programske opreme, odgovorni za izvajanje priporočila, in nazadnje upravičenci do visokokakovostnih podatkov o kulturni dediščini – ponudniki portalov, raziskovalna skupnost in širša javnost.
Nato smo uporabili zemljevid empatije iz priročnika Impact Playbook, da bi poskušali predvideti, kakšne bi lahko bile potrebe deležnikov, vendar smo resnično želeli slišati od prihodnjih uporabnikov priporočila, zato smo jih vključili v več faz razvoja priporočila.
Takoj ko smo dobili prvi osnutek našega „seznama podatkovnih polj“, smo predstavnike vseh štirih kategorij deležnikov prosili, naj nam povedo, kaj menijo. Njihove obsežne povratne informacije so bile vključene v beta različico priporočila, ki jo je Sodišče objavilo oktobra 2023. Ker smo ugotovili, da potrebujemo podporo ponudnikov programske opreme, če želimo, da bodo muzejski strokovnjaki lahko izvedli priporočilo, smo opravili intervjuje s številnimi vodilnimi ponudniki, ki delajo v nemško govorečih državah. Ideja za izvedbo teh intervjujev se je dejansko pojavila kot del vaje Empathy Map in zbrali smo veliko koristnih povratnih informacij.
Poleg tega se je več ponudnikov programske opreme, s katerimi smo govorili, strinjalo, da bodo prilagodili svojo funkcijo izvoza podatkov v skladu s priporočilom. Pomembno je, da so se strinjali, da jih navedemo v našem spletnem izročku, kar pomeni, da lahko potencialni uporabniki priporočila ugotovijo, ali njihovi ponudniki programske opreme priporočilo že podpirajo. Delovna skupina je maja 2024 objavila prvo polno različico priporočila o minimalni evidenci. Bilo bi zelo drugače, če ne bi vključili naših deležnikov od začetka.
Kaj bi priporočili drugim, ki načrtujejo uporabo priročnika Impact Playbook pri načrtovanju projektov?
Takoj se odpravite na pot sprememb. Ugotovili smo, da je zelo intuitivna. V kombinaciji z opredelitvami v glosarju je bolj ali manj samoumeven, tako da se lahko uporablja tudi brez predhodnega znanja ali izkušenj na tem področju.
Ali je še kaj, kar nam je pomembno povedati?
Menimo, da lahko priporočilo o minimalni evidenci institucijam pomaga pripraviti njihove podatke za skupni evropski podatkovni prostor za kulturno dediščino in postaviti temelje za usposabljanje o aplikacijah umetne inteligence na način, ki spoštuje želje muzejev. Eden od naših naslednjih korakov bo preučiti, kako lahko priporočilo damo na voljo mednarodnim muzejskim strokovnjakom. V zvezi s tem si bomo nedvomno ogledali priročnik Europeana Impact Playbook!
Izvedite več
Priporočilo o minimalni evidenci je v nemščini na voljo na javnih wikijih Deutsche Digitale Bibliothek in Zenodo.
Do priročnika Europeana Impact Playbook lahko dostopate in ga uporabljate za svoje delo ter se pridružite skupnosti Europeana Impact, da postanete del skupnosti strokovnjakov za vpliv - od začetnikov do strokovnjakov!
Če želite izvedeti več o delu, opisanem v tem članku, se pridružite spletnemu seminarju Impact design v agregirani izkušnji, ki bo potekal 16. septembra!