Over persistente identificatoren
Persistent identifiers (PID’s) bieden onlinebronnen een uniek, onveranderlijk “label” dat universeel herkenbaar en oplosbaar is in verschillende systemen en door de tijd heen. Zonder permanente identificatie kan een hulpbron in het ene systeem anders worden geïdentificeerd en bijgevolg volledig onherkenbaar zijn in een ander systeem.
We kunnen een PID zien als een standaard brugontwerp dat elke overheid kan begrijpen en bouwen. Net zoals ingenieurs over de hele wereld dezelfde structurele kernprincipes gebruiken om ervoor te zorgen dat bruggen veilig twee punten verbinden die gescheiden zijn door een rivier en bestand zijn tegen het verstrijken van de tijd, bieden PID's een standaard en stabiele manier om referentiebronnen te gebruiken. Net als een goed gebouwde brug die twee punten betrouwbaar verbindt, ongeacht veranderingen in de rivierstroom, leidt een PID gebruikers naar een hulpbron die het identificeert, zelfs als de systemen, platforms of locaties waar de hulpbron is opgeslagen in de loop van de tijd veranderen.
Stel je bijvoorbeeld een schilderij voor in de collectie van een museum. Zonder een PID kan het schilderij worden aangeduid met verschillende namen of identificatoren op verschillende platforms, wat leidt tot verwarring, mogelijke misattributie en verbroken links. Een PID zorgt ervoor dat, ongeacht hoe het schilderij wordt gecatalogiseerd of gedigitaliseerd, het altijd uniek en consistent kan worden geïdentificeerd. Bovendien, omdat PID's oplosbaar zijn, bieden ze een directe en betrouwbare link naar informatie over het schilderij, zodat gebruikers gemakkelijk de metadata of bijbehorende afbeeldingen kunnen vinden en openen. Door een PID voor het schilderij aan te nemen, faciliteert het museum niet alleen wereldwijde samenwerking door andere organisaties in staat te stellen met dezelfde identificator aan hetzelfde schilderij te koppelen, maar zorgt het ook voor referentiële integriteit, waardoor de interoperabiliteit van gegevens tussen systemen wordt vergemakkelijkt.
De noodzaak van een beleid
Hoewel sommige organisaties al gebruik maken van PID's, zijn deze nog steeds een minderheid in de sector. Om het bewustzijn van de noodzaak van robuuste identificatie te vergroten en de invoering van PID’s door instellingen voor cultureel erfgoed te stimuleren, hebben het Europeana-initiatief en zijn partners het beleid voor persistente identificatoren in de gegevensruimte gecreëerd. In dit beleid worden de belangrijkste vereisten en beste praktijken voor de vaststelling en het beheer van PID’s geconsolideerd, zodat onze gegevenspartners duidelijkheid krijgen over wat kan worden aangemerkt als een echt persistente identificator en wordt gezorgd voor consistentie in de gemeenschappelijke Europese gegevensruimte voor cultureel erfgoed.
Het beleid moedigt organisaties die deelnemen aan de dataruimte aan om 20 principes te integreren in hun identificatieprocessen. Deze aanpak stelt gebruikers in staat om op betrouwbare wijze cultureel erfgoedmateriaal te lokaliseren en ermee om te gaan, onderzoek te stimuleren, samen te werken en toegang op lange termijn te waarborgen. Hoe meer organisaties PID's gebruiken en hoe betrouwbaarder deze PID's in de loop van de tijd geldig en toegankelijk blijven, hoe beter de dataruimte zijn gebruikers kan bedienen door betrouwbaardere en betrouwbare diensten te creëren, wat alle betrokkenen ten goede komt.
Bovendien stelt het beleid duidelijke verwachtingen voor gegevenspartners bij het documenteren van hun identificatiepraktijken. Door transparantie te omarmen, bevorderen organisaties het vertrouwen tussen gebruikers en partners, waardoor de waarde en impact van de dataruimte voor iedereen worden vergroot.
Wat is de volgende stap?
Hoewel het beleid een gedeeld begrip creëert van wat er nodig is om identificatoren echt persistent te maken, is het slechts de eerste stap om organisaties te ondersteunen bij het aannemen van beste praktijken voor het uitgeven en beheren van identificatoren. In de volgende fase wordt samengewerkt met een groep instellingen voor cultureel erfgoed om hun huidige praktijken te beoordelen en na te gaan in hoeverre deze in overeenstemming zijn met de beginselen van het beleid. Via dit proces zullen we barrières identificeren en oplossingen verkennen om hun uitdagingen bij het aannemen van PID's aan te pakken. Ons doel is om geselecteerde organisaties te begeleiden en te ondersteunen bij het implementeren van robuustere identificatiepraktijken, vooral wanneer de huidige identificatoren niet stabiel of consistent zijn.
Inzichten die uit deze beoordeling worden verzameld, samen met feedback uit eerdere enquêtes en discussies met gegevenspartners, zullen leiden tot het opstellen van aanbevelingen, ondersteunende documenten en richtsnoeren die op maat zijn gemaakt om organisaties te helpen het beleid doeltreffend uit te voeren. Daarnaast zullen we gemeenschappelijke uitdagingen identificeren en toekomstige acties schetsen om ervoor te zorgen dat de sector de aanhoudende identificatie van zijn hulpbronnen omarmt en handhaaft.
Doe mee met de inspanning
We moedigen u aan om het beleid te verkennen en na te gaan welke principes uw organisatie al toepast en welke kunnen worden geïntegreerd om de huidige identificatiepraktijken te versterken om meer persistentie te bereiken. Door middelen te wijden aan robuustere en betrouwbare identificatiemethoden, draagt u bij aan een meer onderling verbonden, toegankelijke en duurzame dataruimte, waardoor de bruikbaarheid van cultureel erfgoed op lange termijn voor iedereen wordt ondersteund.